Bir yurt dışı alıcısı “önce proforma gönderin” dediğinde ya da bir bayi ön ödeme yapmadan önce belge istediğinde, karşımıza çıkan belge proforma faturadır. Adında “fatura” geçtiği için sık sık gerçek faturayla karıştırılır; oysa işlevi ve hukuki niteliği farklıdır. Bu yazıda proforma faturanın ne olduğunu, fatura, teklif ve sipariş fişinden farkını, hangi durumlarda kullanıldığını ve içinde neler bulunması gerektiğini anlatıyoruz.
Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, henüz gerçekleşmemiş bir satış için satıcının alıcıya gönderdiği, satışın koşullarını önceden gösteren bilgi belgesidir. “Proforma” kelimesi “biçim olarak, ön” anlamına gelir. Belge; ürünleri, miktarları, birim fiyatları, toplam tutarı, teslim ve ödeme koşullarını gösterir, ancak bir satışın gerçekleştiğini kanıtlamaz.
Akılda tutulması gereken temel nokta şudur: Proforma fatura bir mali belge değildir ve genel olarak muhasebe kaydına satış olarak alınmaz. Satış gerçekleştiğinde ayrıca gerçek fatura düzenlenir. Belgenin muhasebe ve vergi açısından nasıl ele alınacağı konusunda mali müşavirinize danışmanızı öneririz.
Proforma fatura, fatura, teklif ve sipariş fişi farkı
Bu dört belge aynı satış sürecinin farklı aşamalarında yer alır ve sık sık birbirinin yerine kullanılır. Aradaki farkları bir tabloda toplayalım:
| Belge | Ne zaman düzenlenir? | Amacı | Mali belge mi? | Bağlayıcılık |
|---|---|---|---|---|
| Fiyat teklifi | Alıcı fiyat sorduğunda | Fiyat ve koşulları önermek | Hayır | Genellikle geçerlilik süresiyle sınırlı bir öneri |
| Proforma fatura | Satışın koşulları netleştiğinde, sevkiyattan önce | Ön ödeme, ithalat işlemleri veya finansman için satışı önceden belgelemek | Hayır | Taraflarca onaylanırsa satış koşullarının dayanağı olarak kullanılabilir |
| Sipariş fişi / sipariş özeti | Alıcı siparişini verdiğinde | Neyin, kaç adet ve hangi fiyattan istendiğini kayda geçirmek | Hayır | İç çalışma belgesi, iki tarafın teyidi |
| Fatura | Satış gerçekleştiğinde | Satışı resmî olarak belgelemek | Evet | Yasal belge, muhasebe kaydının dayanağı |
Fiyat teklifi hazırlamanın ayrıntılarını fiyat teklifi nasıl hazırlanır yazısında, sipariş fişinde olması gereken alanları ise toptan sipariş fişi örneği yazısında ele aldık.
Proforma fatura ne zaman kullanılır?
Ön ödemeli satışlar
Yeni bir müşteriyle ilk kez çalışırken ya da özel üretim siparişlerde satıcı ödemeyi sevkiyattan önce ister. Alıcı da ödeme yapmadan önce neyi, kaça ve hangi koşullarla aldığını belgeli görmek ister. Proforma fatura bu güveni sağlar; alıcı ödemeyi belgeye dayanarak yapar, satıcı ödeme gelince üretim ya da sevkiyat sürecini başlatır. Ödeme açıklamasına proforma numarasının yazılmasını istemek, gelen tutarın hangi siparişe ait olduğunu eşleştirmeyi de kolaylaştırır.
İhracat
Dış ticarette proforma fatura neredeyse standart bir adımdır. Alıcı, kendi ülkesinde ithalat işlemlerini başlatmak, döviz transferini planlamak veya ithalat lisansı gibi ön izinler için proforma faturayı kullanabilir. Hangi belgelerin zorunlu olduğu ülkeye ve ürüne göre değişir; bu yüzden alıcıdan ve gümrük müşavirinden teyit almak gerekir. Yurt dışına satışa yeni başlıyorsanız e-ihracat başlangıç rehberi ile ihracat için çok dilli katalog yazıları iyi bir başlangıçtır.
Kredi ve akreditif süreçleri
Alıcı, alımı finanse etmek için bankasına başvurduğunda proforma fatura satın alınacak malın ve tutarın dayanağı olarak istenebilir. Akreditifli işlemlerde de akreditif açılırken proforma faturadaki bilgiler esas alınabilir. Bu süreçlerin ayrıntıları bankadan bankaya farklıdır; burada yalnızca belgenin genel rolünü anlatıyoruz.
Bütçe onayı ve iç süreçler
Kurumsal alıcılar, satın alma onayı için kesin tutarı gösteren bir belgeye ihtiyaç duyar. Proforma fatura, satın alma biriminin bütçe onayını almasını kolaylaştırır.
Proforma faturada neler olmalı? Kontrol listesi
- Belge başlığı: “Proforma Fatura” ibaresi açıkça yazılmalı; gerçek faturayla karışmamalı.
- Belge numarası ve tarihi: Sonraki yazışmalarda referans olur.
- Satıcı bilgileri: Unvan, adres, vergi bilgileri, iletişim.
- Alıcı bilgileri: Unvan, adres, varsa vergi veya ithalatçı kimlik bilgileri.
- Ürün kalemleri: Ürün adı, stok kodu, açıklama; ihracatta gerekirse gümrük tarife bilgisi.
- Miktar ve birim: Adet, koli, kilogram gibi birim açıkça yazılmalı.
- Birim fiyat ve toplam: Para birimiyle birlikte (TL, USD, EUR).
- Ödeme koşulları: Ön ödeme oranı, ödeme yöntemi, banka bilgileri.
- Teslim koşulları: Teslim yeri, tahmini sevk tarihi; ihracatta teslim şekli.
- Ambalaj ve ağırlık bilgileri: Özellikle ihracatta navlun hesabı için.
- Geçerlilik süresi: Fiyat ve koşulların hangi tarihe kadar geçerli olduğu.
- Not: Belgenin mali fatura yerine geçmediğini belirten kısa bir açıklama.
Proforma onaylandıktan sonra süreç
Proforma faturanın asıl değeri, satışın sonraki adımlarını sıraya koymasıdır. Tipik bir akış şöyle ilerler: Alıcı proformayı inceler ve onaylar; ön ödeme varsa ödemeyi proformadaki banka bilgilerine yapar; satıcı ödemeyi teyit edip ürünleri hazırlar; sevkiyat sırasında irsaliye, satış gerçekleştiğinde de fatura düzenlenir. Sevk sürecindeki belgeleri irsaliye ve sevk süreci yazısında anlattık.
Bu akışta proformadaki bilgilerin sonraki belgelerle tutarlı kalması önemlidir. Alıcı miktarı değiştirmek isterse, eski proformayı düzeltmek yerine yeni numaralı bir proforma düzenlemek, yazışma geçmişini temiz tutar.
Sık yapılan hatalar
- Geçerlilik süresi yazmamak: Döviz ve hammadde fiyatları değişirken süresiz bir proforma, aylar sonra eski fiyattan satış talebine dönüşebilir.
- Proformayı fatura gibi kaydetmek: Satış gerçekleşmeden muhasebeye satış olarak işlemek.
- Gerçek faturayla farklı bilgi: Proforma ile sonradan kesilen faturadaki miktar ve tutarların açıklanamayan biçimde farklı olması, özellikle akreditifli işlemlerde sorun çıkarabilir.
- Para birimini belirsiz bırakmak: Dövizli satışta kurun hangi tarihe göre çevrileceğini belirtmemek. Bu konuda dövizli fiyat listesi yazısına bakabilirsiniz.
360Katalog'da sipariş özeti: proforma değildir
Burada önemli bir ayrımı netleştirelim: 360Katalog proforma fatura düzenlemez ve fatura kesmez. 360Katalog'da bayi katalogdan sepetini oluşturup sipariş verdiğinde sipariş panelinize düşer ve WhatsApp'a bir sipariş özeti ile PDF sipariş fişi gönderilir. Bu belge, bayinin hangi üründen kaç adet ve hangi fiyattan sipariş ettiğini gösteren bir sipariş özetidir; proforma fatura ya da fatura değildir. Fiyatlar sunucuda bayinin fiyat listesine göre hesaplandığı için özet tutarlıdır. Siparişleri panelden PDF ve Excel olarak dışa aktarabilir, gerekirse BizimHesap'a gönderebilirsiniz. Proforma veya fatura ihtiyacınız varsa, bu sipariş özetini kendi belge düzeninize girdi olarak kullanabilirsiniz. Ayrıntılar için sipariş yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.
Sonuç
Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce koşulları belgeleyen, ön ödeme, ihracat ve finansman süreçlerinde güven sağlayan bir bilgi belgesidir; mali fatura yerine geçmez. Teklif, proforma, sipariş fişi ve fatura arasındaki farkı bilmek, hem alıcıyla hem muhasebeyle yaşanacak karışıklıkları önler. Bayi siparişlerini düzenli bir sipariş özetiyle toplamak isterseniz 14 günlük ücretsiz denemeyi kredi kartı gerekmeden başlatabilirsiniz.
