Toptan satışta sipariş almak sürecin yalnızca ilk adımıdır. Siparişin depoda toplanması, paketlenmesi, belgesiyle birlikte yola çıkması ve bayiye eksiksiz ulaşması gerekir. Bu aşamada en sık duyulan kavram sevk irsaliyesidir. Bu yazıda irsaliyenin genel olarak ne işe yaradığını, siparişten sevke uzanan adımları ve depoda hatayı azaltan kontrol listelerini anlatıyoruz. Yasal yükümlülükler işletmeden işletmeye değiştiği için mevzuat ayrıntısına girmiyoruz; kendi durumunuz için mutlaka mali müşavirinize danışın.
Sevk irsaliyesi nedir?
Sevk irsaliyesi, malın bir yerden başka bir yere taşındığını gösteren belgedir. Üzerinde genellikle gönderen ve alıcı bilgileri, sevk tarihi, ürünlerin adı ve miktarı yer alır. Faturadan farkı, temel amacının bir satışın tutarını değil, malın fiziksel hareketini belgelemesidir. Bu yüzden irsaliyede fiyat bilgisi bulunmayabilir; önemli olan hangi üründen kaç adet gönderildiğidir.
İrsaliye, teslimat sırasında da işe yarar. Bayi gelen kolileri irsaliyedeki kalemlerle karşılaştırır; eksik veya fazla ürün varsa bunu teslim anında not edebilir. Böylece sonradan doğacak “bu ürün gelmedi” tartışmalarında elde somut bir kayıt olur.
E-irsaliye kavramına kısa bir bakış
Kâğıt irsaliyenin elektronik ortamda düzenlenen karşılığına genel olarak e-irsaliye denir. Belge dijital olarak oluşturulur, saklanır ve alıcıya iletilir. Hangi işletmelerin e-irsaliye kullanması gerektiği, hangi tarihten itibaren ve hangi koşullarda zorunlu olduğu gibi konular mevzuata bağlıdır ve zaman içinde değişebilir. Bu sorular için en doğru kaynak mali müşavirinizdir. İrsaliye ve fatura genellikle muhasebe veya e-belge yazılımları üzerinden düzenlenir.
Siparişten sevke: adım adım süreç
İyi işleyen bir sevk süreci, her siparişin aynı adımlardan geçmesine dayanır. Tipik bir akış şöyledir:
- Sipariş alınır: Bayi siparişi iletir; kalemler, adetler ve sipariş notu kayda geçer.
- Sipariş kontrol edilir: Stok yeterliliği, fiyatlar ve gerekiyorsa bayinin açık borcu gözden geçirilir.
- Onay verilir: Eksik ürün varsa bayiye bilgi verilir, sipariş gerekiyorsa düzenlenir.
- Toplama yapılır: Depo personeli sipariş listesine göre ürünleri rafından alır.
- Paketleme ve kontrol: Ürünler sayılır, paketlenir, koli etiketlenir.
- Belgeler hazırlanır: İrsaliye ve gerekiyorsa fatura muhasebe tarafında düzenlenir.
- Sevk edilir: Kargo veya kendi aracınızla gönderim yapılır, takip bilgisi kaydedilir.
- Teslim teyit edilir: Bayi teslim aldığında sipariş kapatılır.
Bu adımlardan biri atlandığında sorun genellikle bir sonraki adımda ortaya çıkar. Örneğin kontrol edilmeden toplanan bir siparişte stokta olmayan ürün fark edildiğinde paket yarıda kalır.
Sipariş durumlarını herkesin anlayacağı dille tanımlayın
Depo, muhasebe ve satış ekibinin aynı siparişe farklı gözle bakması karışıklığın ana kaynağıdır. Her siparişin hangi aşamada olduğunu gösteren net durumlar tanımlamak bu sorunu çözer.
| Durum | Anlamı | Sorumlu |
|---|---|---|
| Beklemede | Sipariş geldi, henüz incelenmedi. | Satış / sipariş masası |
| Finans Onayında | Bayinin açık borcu veya limiti nedeniyle onay bekliyor. | Muhasebe / finans |
| Hazırlanıyor | Depoda toplama ve paketleme sürüyor. | Depo |
| Kargoya Verildi | Paket yola çıktı, takip bilgisi girildi. | Depo / sevkiyat |
| Tamamlandı | Bayi teslim aldı, sipariş kapandı. | Sipariş masası |
| İptal | Sipariş bayi veya firma tarafından iptal edildi. | Satış |
Durumların bayi tarafından da görülebilmesi, “siparişim ne oldu?” sorusuyla gelen telefonları azaltır.
Toplama, paketleme ve kontrol listesi
Sevk hatalarının büyük kısmı depoda, toplama ve paketleme sırasında doğar. Aşağıdaki liste depo ekibinizin her siparişte uygulayabileceği basit bir rutindir:
- Sipariş listesini yazdırın veya ekranda açın; kalemleri raf sırasına göre dizin.
- Her kalemi stok kodu ile kontrol ederek toplayın, yalnız ürün adına güvenmeyin.
- Benzer ürünlerde (renk, beden, ölçü) varyantı ikinci kez kontrol edin.
- Toplanan adetleri listedeki adetlerle karşılaştırın, eksikleri hemen not edin.
- Kırılabilir ürünleri ayrı ve korumalı paketleyin.
- Koli üzerine bayi adı, sipariş numarası ve koli sayısını (örneğin 2/3) yazın.
- Sipariş notunda özel bir talep varsa (ayrı paket, belirli teslim saati) uygulandığını kontrol edin.
- Paketlemeyi yapan ve kontrol eden kişi mümkünse farklı olsun.
- Kargo firması ve takip kodunu siparişe kaydedin.
Sipariş fişinde hangi alanların bulunması gerektiğini toptan sipariş fişi örneği yazımızda ayrıntılı listeledik.
Eksik ve değişen siparişler
Toptan satışta siparişin toplanırken değişmesi olağandır: Bir ürün stokta beklenenden az çıkar, bayi telefonla bir kalem ekler veya çıkarır. Önemli olan, bu değişikliğin sipariş kaydına işlenmesi ve sevk belgesinin güncel siparişe göre hazırlanmasıdır. Aksi halde irsaliyede yazan ile koliden çıkan birbirini tutmaz. Bu konuyu bayi siparişi düzenleme yazımızda anlattık.
Teslimatta sorun çıkarsa ne yapmalı?
En düzenli depoda bile zaman zaman eksik, hasarlı veya yanlış ürün teslim edilir. Önemli olan sorunun hızla tespit edilip kayda geçirilmesidir. Bunun için bayilerinizle önceden basit bir teslim alma kuralı paylaşmak işe yarar:
- Koliler teslim anında sayılsın; hasarlı koli varsa taşıyıcının yanında not düşülsün.
- Koli içerikleri sevk belgesindeki kalemlerle karşılaştırılsın.
- Eksik veya hatalı ürün, sipariş numarası ve fotoğrafla birlikte aynı gün bildirilsin.
- Firma tarafında bildirim, ilgili siparişin kaydına not olarak işlensin.
Bu bildirimler zamanla depoda hangi ürünlerin daha sık karıştığını da gösterir. Örneğin aynı iki varyant sürekli yer değiştiriyorsa raf düzenini veya ürün etiketlerini değiştirmek kalıcı bir çözüm olabilir. Sorunun kaydı tutulmazsa her hata tek seferlik bir aksilik gibi görünür ve kök neden hiç düzeltilmez.
360Katalog bu süreçte neyi yapar, neyi yapmaz?
Net olalım: 360Katalog irsaliye veya fatura düzenlemez. Bu belgeler muhasebe veya e-belge yazılımınız üzerinden hazırlanmaya devam eder. 360Katalog'un rolü, sevke giden yolda sipariş tarafını düzenli tutmaktır:
- Sipariş durumları: Beklemede, Finans Onayında, Hazırlanıyor, Kargoya Verildi, Tamamlandı ve İptal durumları ile durum geçmişi tutulur. Bayi kendi siparişinin durumunu katalogdan görür.
- Kargo bilgisi: Siparişe kargo firması ve takip kodu girilebilir.
- Sipariş düzenleme: Firma, sevk öncesi siparişteki ürün ve adetleri düzenleyebilir.
- Dışa aktarım: Sipariş PDF veya Excel olarak indirilebilir; depo toplama listesi ya da muhasebeye aktarım için kullanılabilir.
- BizimHesap'a gönderme: BizimHesap kullanıyorsanız sipariş oraya gönderilebilir, böylece belgeler elle yeniden girilmeden hazırlanabilir. Ayrıntılar BizimHesap'a sipariş aktarımı yazımızda.
Özelliklerin tamamı için sipariş yönetimi sayfasına, kargo bilgisinin nasıl girildiğini görmek için sipariş düzenleme ve kargo rehberine bakabilirsiniz.
Sonuç
Sevk süreci, siparişin para ve ürün olarak doğru yere ulaşmasını sağlayan köprüdür. İrsaliye bu köprünün belgesi, sipariş durumları ise yol haritasıdır. Belgelerin hangi biçimde ve hangi koşullarda düzenleneceğini mali müşavirinizle netleştirin; depo tarafında ise standart bir toplama-paketleme rutini ve herkesin aynı sipariş kaydına baktığı bir düzen kurun. Sipariş öncesi belgeler hakkında bilgi almak isterseniz proforma fatura nedir yazımıza göz atabilirsiniz.
