Toptan Sipariş Fişi Örneği: Olması Gereken 16 Alan

Toptan satışta anlaşmazlıkların büyük kısmı ürün kalitesinden değil, kayıttan doğar. “Ben on koli demiştim”, “bu fiyat geçen ayın fiyatı”, “kargo ücreti konuşulmamıştı” cümleleri, siparişin net bir belgeye dökülmediği durumlarda ortaya çıkar. İyi hazırlanmış bir sipariş fişi, hem depodaki hazırlık ekibine hem bayiye hem de muhasebeye aynı bilgiyi verir.

Bu yazıda toptan sipariş fişinde bulunması gereken alanları, örnek bir fiş tablosunu ve fişi hazırlarken sık yapılan hataları ele alıyoruz.

Sipariş fişi ile fatura arasındaki fark

Sipariş fişi resmi bir mali belge değildir; bayinin ne istediğini ve sizin neyi hangi fiyattan kabul ettiğinizi kayda geçiren bir çalışma belgesidir. Fatura ve irsaliye ise yasal belgelerdir ve kendi zorunlu alanlarına sahiptir. Sipariş fişi bu belgelerin öncesinde gelir: Doğru bir fiş, faturanın da hatasız kesilmesini sağlar.

Sipariş fişi şu üç kişinin işine yarar:

• Depo / sevkiyat: Hangi üründen kaç adet hazırlanacağını görür.
• Bayi: Ne sipariş ettiğini ve ne ödeyeceğini teyit eder.
• Muhasebe: Faturayı ve cari hareketi fişe göre işler.

Toptan sipariş fişinde olması gereken alanlar

Başlık bilgileri

1. Sipariş numarası: Tekil olmalı. Telefonda “hangi sipariş?” sorusunun tek cevabıdır.
2. Sipariş tarihi ve saati: Fiyat değişikliklerinde hangi fiyatın geçerli olduğunu belirler.
3. Satıcı bilgileri: Firma adı, logo, iletişim bilgisi.
4. Bayi bilgileri: Firma adı, yetkili kişi, telefon, teslimat adresi; varsa vergi bilgileri.
5. Uygulanan fiyat listesi: Bayiye hangi fiyat seviyesinden fiyat verildiği.

Kalem bilgileri

6. Stok kodu veya barkod: Ürün adı değişebilir, kod değişmez. Depo kodla çalışır.
7. Ürün adı ve varyant: Renk, ölçü, beden gibi ayırt edici bilgi.
8. Adet ve birim: Adet, paket, koli veya kilogram; birim yazılmayan adet en sık hata kaynağıdır.
9. Birim fiyat: Bayinin fiyat listesindeki fiyat.
10. Satır toplamı: Adet × birim fiyat.

Alt bilgiler

11. Ara toplam
12. Kampanya indirimleri: Hangi kampanyanın uygulandığı ve tutarı.
13. Teslimat ücreti: Varsa bölgeye göre.
14. Genel toplam: Döviz kullanılıyorsa hangi para biriminden olduğu ve TL karşılığı.
15. Sipariş notu: Bayinin özel isteği (ör. “Salı günü teslim”).
16. Durum ve kargo bilgisi: Hazırlanıyor, kargoya verildi; kargo firması ve takip kodu.

Örnek sipariş fişi

Aşağıdaki tablo, bir hırdavat toptancısının bayisine düzenlediği örnek fişin kalem bölümünü gösterir. Ürünler ve tutarlar tamamen örnektir.

Bu örnekte birkaç noktaya dikkat edin: Her satırda birim açıkça yazılı, kampanya ayrı satırda gösterilmiş ve teslimat ücreti sıfır olsa da satır olarak yer alıyor. Bayi bu fişe baktığında “indirim nereden geldi” ya da “kargo ne oldu” diye sormaz.

Sık yapılan hatalar

• Birim belirtmemek: “10” yazan bir satır 10 adet de olabilir, 10 koli de.
• Fiyatı fişe yazmamak: “Fiyatlar listedeki gibi” ifadesi, liste değiştiğinde anlamını yitirir.
• İndirimi birim fiyata gömmek: Kampanya bittiğinde bayi neden fiyatın arttığını anlamaz. İndirimi ayrı göstermek daha şeffaftır.
• Siparişi düzenleyip fişi güncellememek: Telefonda bir kalem değiştiyse fiş de değişmelidir; aksi halde depo eski fişe göre hazırlık yapar.
• Elle numara vermek: Aynı numaranın iki siparişe verilmesi takibi imkansızlaştırır.

Fişi elle mi, sistemle mi hazırlamalı?

Günde birkaç sipariş alan bir işletme Excel şablonuyla iş görebilir. Ancak sipariş sayısı arttıkça fişi elle doldurmak hem zaman alır hem hata riskini artırır. Sipariş bir katalogdan geliyorsa fişin bütün alanları zaten siparişte mevcuttur; yeniden yazmaya gerek kalmaz.

360Katalog'da bayi katalogdan sipariş verdiğinde sipariş panele düşer ve sipariş özeti ile PDF fiş WhatsApp'a iletilir. Fiyatlar sunucuda, bayinin fiyat listesine göre hesaplandığı için fişteki birim fiyatlar bayinin gördüğü fiyatlarla aynıdır; kampanya indirimleri ve teslimat bölgesi ücreti de hesaba katılır. Panelden her sipariş için PDF veya Excel fiş alabilir, sipariş listesini filtreleyip Excel'e aktarabilirsiniz. Sipariş sonradan değişirse kalemleri düzenleyebilir, güncel fişi yeniden alabilirsiniz; bu süreci bayi siparişi düzenleme yazımızda anlattık.

Fişi sektörünüze göre uyarlayın

Yukarıdaki alanlar her toptancı için temel çerçevedir; ancak bazı sektörlerde fişe ek bilgi eklemek anlaşmazlıkları azaltır:

• Tekstil: Aynı modelin renk ve beden dağılımı ayrı satırlarda gösterilmelidir. “Siyah modelden 20 adet” yerine her bedenin adedi yazılmalıdır. Ayrıntılar için tekstil sayfamıza bakabilirsiniz.
• Gıda: Ürünün ambalaj ölçüsü (gram, litre, koli içi adet) mutlaka belirtilmelidir; aynı ürünün farklı gramajları sık karıştırılır.
• Yedek parça: Ürün adından çok parça kodu önemlidir. Fişte stok kodunun yanında varsa üretici kodunu göstermek yanlış parça gönderimini önler.
• Mobilya: Renk, kumaş ve ölçü seçenekleri satırda açıkça yazılmalı; teslimat ve montaj notları sipariş notunda yer almalıdır.

Sık sorulan sorular

Sipariş fişi yerine doğrudan fatura kesemez miyim?

Kesebilirsiniz, ama sipariş ile fatura arasında genellikle bir hazırlık süreci vardır: stok kontrolü, olası değişiklikler, bayiyle teyit. Sipariş fişi bu sürecin çalışma belgesidir. Fatura, siparişin son halini aldıktan sonra kesildiğinde düzeltme faturası ihtiyacı azalır.

Fişi bayiye mi, depoya mı göndermeliyim?

İkisine de. Bayi neyi onayladığını görmeli, depo da neyi hazırlayacağını bilmelidir. Depo için fiyat bilgisi gerekmese de aynı fişin kullanılması, iki tarafın farklı belgelerle çalışmasını önler.

Fişte birim fiyat mı, toplam mı daha önemli?

Her ikisi de. Bayi itirazlarının çoğu toplam tutardan değil, tek bir kalemin birim fiyatından çıkar. Satır bazında birim fiyatı göstermek, itirazın hangi kalemde olduğunu hemen ortaya koyar.

Sipariş fişini kaç yıl saklamalıyım?

Sipariş fişi resmi bir mali belge olmasa da faturayla ilişkili bir kayıttır. Saklama süresi için muhasebecinizin önerisini esas alın. Dijital ortamda tutulan siparişlerde bu sorun büyük ölçüde ortadan kalkar; geçmiş siparişler panelde aranabilir durumdadır.

Sipariş fişi kontrol listesi

• Tekil sipariş numarası var mı?
• Tarih ve saat yazılı mı?
• Her satırda stok kodu, adet ve birim var mı?
• Birim fiyat bayinin fiyat listesinden mi geliyor?
• Kampanya indirimleri ayrı satırda mı?
• Teslimat ücreti ve genel toplam net mi?
• Bayinin sipariş notu fişte görünüyor mu?
• Döviz varsa para birimi ve TL karşılığı belirtilmiş mi?

Sipariş akışının uçtan uca nasıl işlediğini toptan sipariş toplama programı sayfasında, fiş ve çıktı ayarlarını sipariş yönetimi rehberinde bulabilirsiniz. Kendi ürünlerinizle örnek bir fiş oluşturmak için ücretsiz deneme hesabı açabilirsiniz.