Bayi portalıToptancı ve üreticiler için sipariş toplama
B2B Sipariş Sistemi: Bayi Siparişlerini Tek Portalda Toplayın
B2B sipariş sistemi, üretici, toptancı ve distribütörlerin bayilerinden gelen siparişleri telefon, mesaj ve Excel yerine tek bir online portalda topladığı yazılımdır. Bayi kendi fiyat listesiyle sepet oluşturur; sipariş firmaya standart bir kayıt olarak düşer, durumu takip edilir ve cari hesaba işlenir.
Süresiz ücretsiz paket: 250 ürün, 4 fiyat listesi, kredi kartı gerekmez. Sipariş başına komisyon yok.
Tanım
B2B sipariş sistemi nedir, ne işe yarar?
Toptan satışta asıl iş, satış anından sonra başlar: siparişin doğru fiyatla alınması, depoya eksiksiz iletilmesi, bayinin bilgilendirilmesi ve tutarın cari hesaba yazılması. B2B sipariş sistemi bu zincirin başını standartlaştırır. Sipariş artık bir konuşmanın içinde değil, ürün kodları, adetleri ve tutarı belli olan bir kayıt olarak gelir.
Bu yazılımlar farklı isimlerle anılır: bayi sipariş portalı, bayi sipariş sistemi, toptan sipariş programı ya da B2B portal. Ortak noktaları; bayinin şifreyle girip yalnız kendi fiyatını görmesi, sepetten sipariş vermesi ve firmanın tüm siparişleri tek ekrandan yönetmesidir. Ürün vitrini ve fiyat gizliliği tarafını B2B katalog sayfasında ayrıca anlattık; bu sayfa siparişin kendisine, yani toplama, yönetim, cari ve muhasebe tarafına odaklanıyor.
Kavramın arka planını ve B2C ile farklarını uzun anlatımla okumak isterseniz B2B sipariş sistemi nedir yazımıza göz atabilirsiniz.
Neden gerekli?
Telefon, WhatsApp ve Excel ile sipariş toplamanın sorunları
Bayi sayısı azken telefonla ya da mesajla sipariş almak gayet iyi işler. Sorun, bayi ve ürün sayısı arttığında ortaya çıkar. Akşam saatlerinde gelen sesli mesajlar sabah dinlenir, ekran görüntüsündeki ürünün hangi stok koduna karşılık geldiği tahmin edilir, bayinin baktığı fiyat listesinin güncel olup olmadığı bilinmez. Aynı bayi gün içinde üç ayrı mesajla siparişine ekleme yapar ve hangisinin son hali olduğu belirsizleşir.
Bu siparişler genellikle bir Excel dosyasında toplanır, oradan depoya yazdırılır, sonra muhasebe programına yeniden girilir. Her elle kopyalama bir hata ihtimali demektir: yanlış adet, eksik kalem, eski fiyat. Üstelik bayi siparişinin ne durumda olduğunu öğrenmek için yine telefon eder; satış ekibinin gününün önemli bir kısmı sipariş almaya değil, sipariş hakkında konuşmaya gider.
| Telefon / WhatsApp / Excel | B2B sipariş sistemi | |
|---|---|---|
| Siparişin gelişi | Telefon, sesli mesaj, ekran görüntüsü, el yazısı liste | Bayinin sepetinden standart bir sipariş kaydı |
| Fiyat | Bayi eski listeye bakar, satış ekibi hafızadan söyler | Bayinin fiyat listesinden sunucuda hesaplanır |
| Ürün eşleştirme | "Geçen seferki mavi koliden" gibi tarifler | Stok kodu ve barkodla, karışıklık olmadan |
| Stok | Sipariş alındıktan sonra depoya sorulur | Tükenen ürüne sipariş engellenebilir |
| Durum sorusu | "Siparişim ne oldu?" telefonları | Bayi durumu ve geçmişini kendisi görür |
| Değişiklik | Yeni mesaj, yeni liste, hangisi son belirsiz | Mevcut sipariş düzenlenir, geçmişi kayıtlı kalır |
| Cari ve risk | Ay sonunda Excel'de toplanır | Sipariş cariye borç yazar, limit aşımı onaya düşer |
| Muhasebe | Sipariş elle faturaya yeniden girilir | BizimHesap'a gönderim, Excel çıktısı veya API |
Sipariş akışı
B2B sipariş sistemi nasıl çalışır?
Bir siparişin bayinin telefonundan muhasebeye kadar izlediği yol 360Katalog'da altı adımdan oluşur. Her adımda kimin neyi yaptığı bellidir ve hiçbir aşamada siparişin elle yeniden yazılması gerekmez.
- 01
Bayi giriş yapar
Kendi şifresiyle portala girer; ürünleri kendi fiyat listesiyle görür, arar ve kategoriden filtreler.
- 02
Sepeti oluşturur
Adetleri girer, sipariş notunu yazar, ödeme yöntemini seçer. Geçerli kampanyalar sepette uygulanır.
- 03
Sunucu fiyatı hesaplar
Fiyat, kampanya, teslimat ücreti ve minimum sipariş kuralı sunucuda yeniden hesaplanır; bayi tutarı değiştiremez.
- 04
Sipariş panele ve WhatsApp'a düşer
Sipariş yönetim paneline kaydedilir; aynı anda WhatsApp'a sipariş özeti ve PDF fiş gider.
- 05
Durum ilerler
Beklemede, Hazırlanıyor, Kargoya Verildi, Tamamlandı. Kargo firması ve takip kodunu girersiniz; bayi katalogdan izler.
- 06
Cari ve muhasebe işlenir
Sipariş cari hesaba borç yazar; risk limiti aşılırsa Finans Onayında bekler. Sipariş BizimHesap'a, Excel'e veya API ile kendi sisteminize aktarılır.
Bayi tarafında ödeme nasıl seçilir?
Siparişi verirken bayi, sizin açtığınız ödeme yöntemlerinden birini seçer: kapıda nakit veya kart, havale/EFT ya da cari hesap. Online kartla ödeme alınmaz; toptan ticaretin alışılmış ödeme düzeni korunur. Cari hesapla verilen siparişlerde risk limiti kontrolü devreye girer.
Fiyatı pazarlıkla belirlenen işlerde sipariş, bir tekliften de doğabilir. Teklif modülüyle bayiye teklif linki gönderirsiniz; bayi kabul ettiğinde teklif siparişe dönüşür ve aynı akışa katılır.
Gelen siparişte değişiklik gerektiğinde izlenecek yolu bayi siparişi düzenleme, fişte bulunması gereken alanları da sipariş fişi örneği yazısında bulabilirsiniz.
Kontrol listesi
Bir B2B sipariş sisteminde olması gereken 12 özellik
Sipariş sistemi seçerken ekran tasarımından çok, sipariş geldikten sonra neler olduğuna bakın. Siparişi düzenleyebiliyor musunuz, bayi durumu kendisi görebiliyor mu, tutar cariye kendiliğinden yazılıyor mu? Aşağıdaki liste, demo sırasında tek tek kontrol edebileceğiniz başlıkları içeriyor.
Her madde için sorulacak soruları B2B sipariş sistemi seçimi rehberinde ayrıntılı olarak sıraladık.
- 1.Bayiye özel fiyat listesi ve şifreli giriş
- 2.Fiyatın sunucuda hesaplanması (bayi sepette değiştiremez)
- 3.Stok kodu, barkod ve hızlı arama ile ürün bulma
- 4.Stok kontrolü: tükenen ürüne sipariş engeli veya izni
- 5.Sipariş notu ve bayinin seçebileceği ödeme yöntemleri
- 6.İl/ilçe bazında minimum sipariş ve teslimat ücreti
- 7.Sipariş durumları ve durum geçmişi
- 8.Gelen siparişi düzenleyebilme (ürün, adet), firma notu
- 9.Kargo firması ve takip kodu, bayinin kendi sipariş geçmişi
- 10.Cari hesap, tahsilat, ekstre ve risk limiti
- 11.Muhasebe aktarımı: entegrasyon, Excel çıktısı veya API
- 12.Kampanya, raporlama ve hesap güvenliği (şifre deneme sınırı, IP engelleme)
Kurulum
B2B sipariş sistemi kurulumu: 5 adım
Kurulumun büyük kısmı yazılımla değil, kurallarınızı netleştirmekle ilgilidir: kime hangi fiyat, hangi bölgeye hangi minimum tutar, hangi bayiye ne kadar açık hesap. Bu kararlar belli olduğunda sistem tarafı hızlı ilerler.
- ADIM 1
Ürün ve fiyat verinizi yükleyin
Ürünleri Excel/CSV ile yükleyin; sütunlar otomatik eşleşir. Ürün verisi başka bir yerde güncel tutuluyorsa XML veya Google Sheets beslemesiyle düzenli çekebilirsiniz.
- ADIM 2
Fiyat listelerini ve bayileri tanımlayın
Ana bayi, alt bayi, toptan gibi listeleri oluşturun; her bayiye kendi şifresini veya grubuna ortak şifre verin. Varsa vadeli bayilere risk limiti girin.
- ADIM 3
Sipariş kurallarını belirleyin
Stoksuz ürüne sipariş verilip verilemeyeceğini, bölgelere göre minimum sipariş ve teslimat ücretini, sunacağınız ödeme yöntemlerini ayarlayın.
- ADIM 4
Bildirim ve aktarımı bağlayın
Siparişlerin geleceği WhatsApp numarasını girin. BizimHesap kullanıyorsanız entegrasyonu açın; başka bir sistem kullanıyorsanız API anahtarı ve webhook tanımlayın.
- ADIM 5
Bayileri portala davet edin
Katalog linkini WhatsApp'tan paylaşın, yeni bayiler başvuru formundan gelsin. İlk haftalarda telefonla gelen siparişleri de panele girip bayiyi portala yönlendirin.
Geçiş döneminde bayilere kısa bir duyuru yapmanız yeterli olur. Ürünleri tanıtmak için PDF katalog ve sosyal medya görseli de portaldan üretilebilir; böylece bayilere gönderdiğiniz her materyal aynı güncel veriden gelir.
Dürüst karşılaştırma
ERP'nin B2B modülü mü, hafif bir B2B sipariş sistemi mi?
Bu iki seçenek birbirinin rakibi değildir. Üretimi, depo hareketlerini ve finansı zaten bir ERP üzerinde yürütüyorsanız ve ERP'nizin B2B modülü bayi ihtiyaçlarınızı karşılıyorsa, verinin tek yerde kalması önemli bir avantajdır. Bu durumda ayrı bir sistem eklemek yerine o modülü değerlendirmek mantıklı olabilir.
Öte yandan birçok toptancının ERP'si yoktur ya da ERP'si yalnız muhasebe için kullanılır. Bu firmaların ihtiyacı siparişi düzenli toplamak, bayiye doğru fiyatı göstermek ve cariyi takip etmektir. 360Katalog bu boşluğu doldurur: siparişi toplar, yönetir ve sonrasını BizimHesap entegrasyonu, Excel çıktısı ya da REST API ve webhook ile mevcut sisteminize aktarır.
| ERP'nin B2B modülü | 360Katalog B2B sipariş sistemi | |
|---|---|---|
| En uygun olduğu durum | Üretim, depo, satın alma ve finansın zaten ERP'de yürüdüğü büyük yapılar | Siparişi düzenli toplamak isteyen, ERP'si olmayan veya ERP'yi ağır bulan firmalar |
| Kurulum | Genellikle proje ve danışmanlık gerektirir | Ürün listesi yüklenince aynı gün sipariş alınabilir |
| Stok ve maliyet | Depo hareketleri ve maliyet ERP'de tek kaynaktan | Stok adedi ve maliyet tutulur; depo hareketleri kapsamı dışında |
| Fatura ve muhasebe | Doğrudan ERP içinde | BizimHesap entegrasyonu, Excel çıktısı veya API ile aktarım |
| Bayi deneyimi | Modüle ve uyarlamaya göre değişir | Telefonda açılan katalog, sepet, WhatsApp'a sipariş özeti |
| Değişiklik maliyeti | Yeni bir kural çoğu zaman geliştirme ister | Fiyat listesi, kampanya, teslimat kuralı panelden ayarlanır |
360Katalog'da sipariş
Siparişin her aşaması için bir özellik
Kontrol listesindeki maddelerin 360Katalog'daki karşılığı ve ayrıntılı sayfaları:
Sipariş yönetimi
Durumlar, durum geçmişi, sipariş düzenleme, kargo takip kodu, firma notu, PDF ve Excel çıktı.
Sipariş yönetimiWhatsApp'a sipariş
Her sipariş panele kaydedilirken WhatsApp'a sipariş özeti ve PDF fiş gider.
WhatsApp siparişBayi fiyat listeleri
Her bayi kendi şifresiyle kendi fiyatını görür; tutarlar sunucuda hesaplanır.
Bayi fiyat listeleriCari hesap ve risk limiti
Sipariş borç yazar, tahsilat girilir, ekstre alınır; limit aşımı finans onayına düşer.
Cari hesap ve risk limitiKampanyalar
Sepet tutarı ve adet indirimi, X al Y öde, kategori indirimi, Günün Fırsatı, ücretsiz teslimat.
KampanyalarBizimHesap entegrasyonu
Siparişi BizimHesap'a gönderin, ürünleri senkronize edin; aynı siparişi iki kez girmeyin.
BizimHesap entegrasyonuTeslimat bölgeleri
İl/ilçe bazında minimum sipariş, teslimat ücreti ve ücretsiz teslimat eşiği.
Teslimat bölgeleriGüvenlik
Hatalı şifre denemesinde geçici kilit, giriş kayıtları, IP engelleme, panelde otomatik çıkış.
GüvenlikRaporlar
En çok sipariş edilen ürünler, dönüşüm, fiyat listesi ve il bazında kırılım, kârlılık.
RaporlarKendi yazılımınız varsa siparişleri API ile okuyabilir, durum ve kargo bilgisini geri yazabilir, yeni sipariş geldiğinde webhook alabilirsiniz. Ayrıntılar geliştirici dokümanında.
Sektör örnekleri
Sektörlere göre B2B sipariş sistemi
Sipariş akışı her sektörde aynı mantıkla işler, ama zorlandığınız nokta değişir. Kimi sektörde sorun kalem sayısı, kimisinde teslimat bölgesi, kimisinde döviz. Kendi sektörünüzün sayfasında örnek kurguyu görebilirsiniz.
Vadeli çalıştığınız bayilerde açık hesabın nasıl sınırlanacağını bayi cari hesap ve risk limiti yazısında örneklerle anlattık.
Sık sorulan sorular
B2B sipariş sistemi hakkında sorular
B2B sipariş sistemi nedir?
B2B sipariş sistemi, üretici, toptancı ve distribütörlerin bayilerinden ve kurumsal müşterilerinden gelen siparişleri tek bir online portalda topladığı yazılımdır. Bayi kendi fiyatını görerek sepet oluşturur; sipariş firmaya standart bir kayıt olarak düşer, durumu takip edilir ve cari hesaba işlenir.
B2B sipariş sistemi ile e-ticaret sitesi arasındaki fark nedir?
E-ticaret sitesinde herkes aynı fiyatı görür ve ödeme siparişte kartla alınır. B2B sipariş sisteminde her bayi kendi fiyat listesini görür, fiyatlar şifreyle korunur, siparişler toptan adetlerle verilir ve ödeme çoğunlukla cari hesap, havale/EFT veya teslimatta tahsilatla takip edilir.
Bayiler siparişi WhatsApp'tan vermeye alışkın; sistem bunu değiştirir mi?
Değiştirmek zorunda değilsiniz. 360Katalog'da bayi sepeti katalogda oluşturur, sipariş panele kaydedilir ve aynı anda WhatsApp'a sipariş özeti ile PDF fiş gider. Bayi alıştığı kanalı kullanmaya devam eder, siz ise mesajdan sipariş derlemek yerine hazır bir kayıtla çalışırsınız.
Bayi siparişte fiyatı değiştirebilir mi?
Hayır. Sepetteki tutarlar sunucu tarafında, bayinin bağlı olduğu fiyat listesine, geçerli kampanyalara ve teslimat kurallarına göre yeniden hesaplanır. Tarayıcıda yapılan bir değişiklik siparişe yansımaz. Gerekirse siparişi panelden siz düzenlersiniz.
Risk limiti aşan bayinin siparişi ne olur?
Sipariş kaybolmaz; kaydedilir ve Finans Onayında durumuna düşer. Siz onaylarsanız normal akışa devam eder, uygun görmezseniz bayiyle görüşüp düzenler veya iptal edersiniz. Siparişler cari hesaba borç olarak yazılır, tahsilatlar girilir ve ekstre alınabilir.
Siparişler muhasebe programıma aktarılır mı?
BizimHesap kullanıyorsanız siparişi BizimHesap'a gönderebilir ve ürünleri senkronize edebilirsiniz. Diğer programlar için siparişleri Excel olarak dışa aktarabilir ya da REST API ve webhook ile kendi sisteminize bağlayabilirsiniz; bu bağlantıyı yazılımcınızın kurması gerekir.
Online kartla ödeme alınabiliyor mu?
Hayır, 360Katalog'da online kartla ödeme yoktur. Ödeme yöntemi olarak kapıda nakit veya kart, havale/EFT ve cari hesap sunabilirsiniz. Toptan satışta ödemenin çoğu zaten cari hesap ve havale üzerinden yürüdüğü için bu yapı çoğu firmanın mevcut işleyişine uyar.
Bayilerimin uygulama indirmesi gerekir mi?
Hayır. Sipariş portalı telefon, tablet ve bilgisayarda tarayıcıdan açılır. İsteyen bayi kataloğu ana ekrana ekleyerek uygulama gibi kullanabilir ve panelden gönderdiğiniz bildirimleri alabilir.
ERP'im var; ayrıca B2B sipariş sistemine ihtiyacım olur mu?
ERP'nizin B2B modülü varsa ve bayi sayınız, süreçleriniz bunu gerektiriyorsa o modül doğru tercih olabilir. ERP'niz yoksa veya B2B modülü sizin için ağır ve pahalıysa, hafif bir B2B sipariş sistemi siparişi toplar; sonrasını Excel, API veya muhasebe entegrasyonuyla ERP'ye ya da muhasebeye taşırsınız.
B2B sipariş sistemi ücretli mi?
360Katalog'da süresiz ücretsiz paket vardır: 250 ürün ve 4 fiyat listesiyle sipariş almaya başlayabilirsiniz, kredi kartı istenmez. Daha fazla ürün ve özellik gerektiğinde ücretli paketler fiyatlandırma sayfasında yer alır; sipariş başına komisyon alınmaz.
İlgili sayfalar ve rehberler
Bayi siparişlerini bu hafta portala taşıyın
Süresiz ücretsiz paketle 250 ürün ve 4 fiyat listesiyle sipariş almaya başlayın; kredi kartı gerekmez. İhtiyacınız büyüdükçe paketinizi seçin.