BizimHesap'a Sipariş Aktarımı: Elle Girişe Son

Birçok toptancının gün sonu rutini aynıdır: Gün boyunca WhatsApp'tan, telefondan ve katalogdan gelen siparişler bir kenarda birikir, akşam biri oturup bunları tek tek muhasebe programına girer. Ürün kodu aranır, adet yazılır, fiyat kontrol edilir, cari seçilir. Bu iş hem saatler alır hem de en yorgun anda yapıldığı için hataya en açık iştir.

Bu yazıda siparişleri muhasebeye elle girmeyi bırakmanın yollarını, BizimHesap'a sipariş aktarımının nasıl kurulduğunu ve geçiş sırasında dikkat edilmesi gereken noktaları anlatıyoruz.

Elle sipariş girişinin gizli maliyeti

Elle giriş “zaten yapıyoruz” diye görünmez hale gelir. Ama gerçek maliyeti şunlardır:

• Zaman: Her sipariş için ürünleri arama, adetleri yazma ve tutarları kontrol etme.
• Hata: Yanlış ürün kodu, kaydırılmış adet, eski fiyat. Bu hatalar genellikle faturada veya bayinin itirazında ortaya çıkar.
• Gecikme: Sipariş muhasebeye geç girildiği için fatura, stok ve cari de geç güncellenir.
• Kişiye bağımlılık: Bu işi bilen kişi izindeyken siparişler birikir.

Çözüm: siparişi bir kez yazmak

Temel ilke basittir: Sipariş bir kez, kaynağında doğru yazılmalı ve oradan diğer sistemlere aktarılmalıdır. Bayi siparişi katalogdan verdiğinde ürün kodu, adet, fiyat ve bayi bilgisi zaten yapılandırılmış bir kayıttır. Bu kaydı muhasebe programına yeniden yazmak yerine aktarmak, hem zaman kazandırır hem de “ikinci yazımda yapılan hatayı” ortadan kaldırır.

Bunun için iki parça gerekir:

1. Siparişlerin yapılandırılmış biçimde geldiği bir sipariş kanalı
2. Bu kanal ile muhasebe programı arasında bir bağlantı

360Katalog ve BizimHesap entegrasyonu

360Katalog'da bayiler şifreli katalogdan sipariş verir; fiyatlar sunucuda, bayinin fiyat listesine göre hesaplanır ve sipariş panele düşer. BizimHesap ön muhasebe programını kullanıyorsanız, entegrasyon sayesinde siparişleri BizimHesap hesabınıza gönderebilirsiniz. Entegrasyon ayrıca ürün senkronunu da kapsar.

Kurulum adımları

1. BizimHesap hesabınızdan API anahtarınızı (FirmID) alın.
2. 360Katalog panelinde Entegrasyon ekranını açın ve “BizimHesap Entegrasyonu” bölümüne bu değeri girip kaydedin.
3. “Senkronizasyon Durumu” bölümünden bağlantının çalıştığını kontrol edin.
4. Siparişler ekranında ilgili siparişi BizimHesap'a aktarın.
5. Yapılan işlemleri “İşlem Geçmişi” bölümünden takip edin.

Kurulumun güncel ekran anlatımı BizimHesap entegrasyonu rehberinde yer alıyor.

Geçiş öncesi hazırlık

Entegrasyonun sorunsuz çalışması, iki taraftaki verinin uyumlu olmasına bağlıdır. Geçişten önce şu hazırlıkları yapın:

1. Ürün kodlarını eşitleyin

Aynı ürünün katalogda ve muhasebe programında aynı stok koduyla kayıtlı olması en kritik konudur. Kod farklıysa aktarılan sipariş yanlış ürüne bağlanabilir. Geçişten önce iki listeyi karşılaştırın; katalogdaki ürünleri Excel'e aktarıp muhasebe programındaki listeyle stok kodu üzerinden eşleştirmek pratik bir yöntemdir.

2. Bayi bilgilerini düzenleyin

Siparişi veren bayinin muhasebe tarafında doğru cariyle eşleşmesi gerekir. Firma adlarını ve iletişim bilgilerini iki sistemde tutarlı hale getirin.

3. Fiyat ve KDV yaklaşımını netleştirin

Katalogda gösterdiğiniz fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğunu ve muhasebe tarafında nasıl işleneceğini muhasebecinizle birlikte netleştirin. Bu tek karar, ilk haftalardaki pek çok soruyu önler.

4. Küçük başlayın

İlk günlerde birkaç siparişi aktarıp muhasebe tarafında kontrol edin. Ürün, adet, fiyat ve cari doğru geliyorsa düzeni yaygınlaştırın.

Yeni günlük akış

Dikkat: Siparişi aktarmadan önce son halini almasını bekleyin. Bayiyle konuşup değişiklik yapacaksanız önce siparişi düzenleyin, sonra aktarın. Aksi halde muhasebe tarafında da düzeltme yapmanız gerekir. Sipariş düzenleme pratikleri için bayi siparişi düzenleme yazımıza bakabilirsiniz.

BizimHesap kullanmıyorsanız

Başka bir muhasebe programı kullanıyorsanız da elle girişi azaltmanın yolları vardır. 360Katalog'da sipariş listesini filtreleyip Excel'e aktarabilir, tek tek siparişler için Excel veya PDF fiş alabilirsiniz. Pek çok muhasebe programı Excel'den içe aktarmayı destekler; bu, tamamen elle girişe göre ciddi bir adımdır. Excel tarafındaki düzen için Excel fiyat listesi hazırlama yazımıza göz atabilirsiniz.

En çok kimin işine yarar?

Sipariş aktarımı her işletmeye fayda sağlar, ama bazı profillerde fark çok daha belirgindir:

• Çok kalemli sipariş alanlar: Tek siparişte onlarca kalem gelen yedek parça ve elektronik toptancıları, kalem başına elle giriş süresinden en çok tasarruf edenlerdir.
• Sık sipariş alanlar: Bakkal, market ve esnafa dağıtım yapan gıda toptancıları gibi günde çok sayıda küçük sipariş işleyenler.
• Muhasebeyi tek kişinin yürüttüğü işletmeler: İş yükü tek bir çalışanın üzerinde olduğunda, elle girişin kalkması doğrudan o kişinin zamanını serbest bırakır.

Sık sorulan sorular

Entegrasyon için teknik bilgi gerekir mi?

Hayır. Kurulum, BizimHesap'tan alınan anahtarın panele girilmesinden ibarettir. Takıldığınız bir yer olursa iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.

Cari hesap takibi ne olacak?

360Katalog'daki cari hesap, bayi siparişleri ve tahsilatları için pratik bir takip sunar; resmi muhasebe kaydınız muhasebe programınızda kalmaya devam eder. Ayrıntılar için bayi cari hesap ve risk limiti yazımıza bakabilirsiniz.

Geçişte sık karşılaşılan durumlar

• Katalogda olup muhasebede olmayan ürün: Yeni eklenen ürünlerin iki tarafta da açılmasını bir süreç haline getirin; ürün senkronu bu konuda yardımcı olur.
• Aynı bayinin iki farklı adla kayıtlı olması: Geçiş öncesinde mükerrer cari kayıtları temizleyin.
• Kampanyalı siparişler: İndirimlerin muhasebe tarafında nasıl görüneceğini ilk kampanyalı siparişte kontrol edin.
• Teslimat ücreti: Teslimat bölgesi ücreti olan siparişlerde bu tutarın nasıl işlendiğini muhasebecinizle netleştirin.

Bu durumların her biri bir kez çözüldüğünde, sonraki siparişler aynı düzende akar. İlk iki haftayı bir deneme dönemi olarak görmek ve her aktarımı kısa bir kontrolden geçirmek, uzun vadede çok daha temiz bir muhasebe kaydı sağlar.

Her siparişi aktarmak zorunda mıyım?

Hayır. Aktarım sipariş bazında yapılır; iptal edilen, test amaçlı verilen veya henüz netleşmemiş siparişleri aktarmadan bekletebilirsiniz. Pratik bir düzen, siparişi hazırlığa aldığınız anda aktarmaktır; böylece muhasebe tarafına yalnızca kesinleşmiş siparişler gider.

Kontrol listesi

• Ürün stok kodları iki sistemde eşleşiyor mu?
• Bayi bilgileri tutarlı mı?
• KDV yaklaşımı muhasebecinizle netleşti mi?
• API anahtarı panele girildi ve bağlantı doğrulandı mı?
• İlk aktarılan siparişler kontrol edildi mi?
• Siparişler son halini aldıktan sonra mı aktarılıyor?

Entegrasyonun hangi paketlerde yer aldığını fiyatlandırma sayfasında, tüm özellikleri özellikler sayfasında görebilirsiniz. Kendi siparişlerinizle denemek için 14 günlük deneme açabilirsiniz.