B2B satışta müşteri çoğu zaman doğrudan sipariş vermez; önce fiyat teklifi ister. Yeni bir bayi çalışmaya başlamadan önce koşulları görmek ister, kurumsal bir alıcı birkaç tedarikçiden teklif toplayıp karşılaştırır, mevcut bir müşteri büyük hacimli bir alım için özel fiyat talep eder. İyi hazırlanmış bir fiyat teklifi hem satışı kolaylaştırır hem de ileride doğabilecek anlaşmazlıkları önler. Bu yazıda bir teklifte nelerin bulunması gerektiğini, sık yapılan hataları ve teklif sürecini nasıl hafifletebileceğinizi anlatıyoruz.
Fiyat teklifi nedir, neden önemlidir?
Fiyat teklifi, satıcının belirli ürün veya hizmetleri belirli koşullarla, belirli bir süre boyunca hangi fiyattan satmayı önerdiğini gösteren yazılı belgedir. Alıcı teklifi kabul ettiğinde genellikle sipariş aşamasına geçilir.
Teklifin önemi, yalnızca fiyatı değil koşulları da sabitlemesidir. Sözlü verilen bir fiyat, birkaç hafta sonra “Bana bu fiyatı vermiştiniz” cümlesiyle geri döner; ama hangi miktar için, hangi ödeme şekliyle, nakliye dahil mi diye sorulduğunda kimse emin olamaz. Yazılı teklif bu belirsizliği ortadan kaldırır.
Teklif, proforma ve sipariş arasındaki fark
Bu üç belge sıkça birbirine karıştırılır. Hepsi sürecin farklı bir aşamasına aittir:
| Belge | Ne zaman hazırlanır? | Amacı | Bağlayıcılığı (genel) |
|---|---|---|---|
| Fiyat teklifi | Müşteri fiyat sorduğunda | Fiyat ve koşulları önermek | Geçerlilik süresi boyunca satıcının önerisi |
| Proforma fatura | Teklif kabul edilip ödeme veya ön hazırlık gerektiğinde | Satışın ön dökümünü sunmak, ödeme veya belge işlemlerine dayanak olmak | Resmî fatura yerine geçmez |
| Sipariş | Alıcı satın almaya karar verdiğinde | Alıcının talebini kesinleştirmek | Tarafların anlaştığı alımı gösterir |
Proforma faturanın ayrıntıları için proforma fatura nedir yazımıza bakabilirsiniz. Hukuki bağlayıcılık sözleşmeye ve koşullara göre değişebileceğinden, önemli işlerde bir uzmana danışmak yerinde olur.
Bir teklifte olması gerekenler: kontrol listesi
- Teklif numarası ve tarihi: Sonradan atıf yapabilmek için her teklifin benzersiz bir numarası olmalı.
- Satıcı ve alıcı bilgileri: Firma unvanları, yetkili kişi, iletişim bilgisi.
- Ürün listesi: Stok kodu, ürün adı, kısa açıklama, birim.
- Miktar ve birim fiyat: Her kalem için ayrı ayrı.
- İskonto: Varsa kalem bazında mı, genel toplamda mı uygulandığı.
- Ara toplam, vergi ve genel toplam: Fiyatların vergi dahil mi hariç mi olduğu açıkça yazılmalı.
- Para birimi ve kur notu: Döviz kullanılıyorsa hangi kurun esas alınacağı.
- Geçerlilik süresi: Teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğu.
- Ödeme şartları: Peşin, vadeli, kısmi ön ödeme gibi.
- Teslim şartları: Teslim süresi, teslim yeri, nakliyenin kime ait olduğu.
- Özel notlar: Minimum sipariş miktarı, stok durumuna bağlılık, ambalaj bilgisi.
- Hazırlayan kişi ve onay: Teklifi kimin hazırladığı ve kime dönüş yapılacağı.
Geçerlilik süresi neden şart?
Hammadde fiyatları, döviz kurları ve stok durumu değişir. Süresiz bir teklif, aylar sonra eski fiyattan sipariş beklentisine yol açar. Geçerlilik süresi kısa tutulmalı, ancak müşterinin karar vermesine yetecek kadar olmalıdır. Sürenin sonunda teklif yenilenmezse fiyatların değişebileceği açıkça belirtilmelidir.
Ödeme ve teslim şartlarını netleştirin
Fiyat ile ödeme şartı birbirinden bağımsız değildir. Peşin ödemede verilen fiyat ile vadeli ödemede verilen fiyat farklı olabilir. Teklifte bu ayrım yoksa müşteri doğal olarak en düşük fiyatı en uzun vadeyle ister. Vadeye göre fiyat farkının nasıl hesaplandığını vade farkı hesaplama yazımızda örneklerle anlattık.
Teslim şartlarında ise “teslim süresi” ifadesinin neyi kapsadığı önemlidir: Ürünün depodan çıkışı mı, müşteriye ulaşması mı? Nakliye ücretinin kime ait olduğu ve hangi sipariş tutarının üzerinde ücretsiz olduğu da belirtilmelidir.
Döviz ve kur notu
İthal ürün satan veya ihracat yapan firmalar için teklifte para birimi kritik bir konudur. Teklif dövizle verilip ödeme TL ile yapılacaksa, hangi tarihin ve hangi kaynağın kuru esas alınacağı yazılmalıdır: teklif tarihindeki kur mu, sipariş tarihindeki mi, ödeme günündeki mi? Bu not eksik olduğunda kur hareketli dönemlerde taraflardan biri zarar eder. Dövizli fiyatlandırma için dövizli fiyat listesi yazımıza bakabilirsiniz.
Örnek teklif yapısı
Aşağıdaki iskelet, çoğu toptan işletmeye uyarlanabilecek bir düzendir. Tutarlar tamamen örnektir.
- Başlık: Fiyat Teklifi, teklif no, tarih, geçerlilik tarihi.
- Taraflar: Satıcı ve alıcı firma bilgileri.
- Kalem tablosu: Örneğin “Stok kodu, ürün, miktar 100 adet, birim fiyat 50 TL, iskonto 5 TL, satır toplamı 4.500 TL”.
- Toplamlar: Ara toplam, vergi, genel toplam (vergi dahil/hariç ifadesiyle).
- Koşullar: Ödeme, teslim, para birimi ve kur notu.
- Kapanış: Hazırlayan kişi, iletişim kanalı, kabul için yapılması gereken (örneğin “onay için teklifi imzalayıp iletiniz”).
Teklif takibi: gönderdikten sonra ne olur?
Teklif göndermek işin yarısıdır. Takip edilmeyen teklifler çoğu zaman sessizce unutulur. Basit bir takip düzeni için:
- Gönderilen her teklifi numarası, müşterisi, tutarı ve geçerlilik tarihiyle bir listede tutun.
- Geçerlilik süresinin bitmesine birkaç gün kala müşteriyi arayın.
- Kabul edilen, reddedilen ve cevapsız kalan teklifleri ayrı işaretleyin.
- Reddedilen tekliflerde nedeni sorun: fiyat mı, teslim süresi mi, ödeme şartı mı?
Tekrar eden teklif yükünü azaltmak
Birçok toptancıda teklif taleplerinin bir kısmı aslında yeni değildir. Aynı bayi her ay benzer ürünler için “güncel fiyat nedir?” diye sorar; satış ekibi her seferinde aynı tabloyu hazırlayıp gönderir. Bu tür tekrar eden talepler için her seferinde teklif hazırlamak yerine bayiye kalıcı ve güncel bir fiyat görünümü sunmak daha verimlidir.
Tekrar eden fiyat sorularını azaltmak için 360Katalog'da şu araçlar işinize yarar:
- Bayiye özel fiyat listeleri: Bayi, toptan, özel müşteri gibi farklı fiyat listeleri tanımlanır; her bayi şifresiyle girdiğinde yalnız kendi fiyatını görür.
- Şifreli katalog: Ürünler herkese görünür, fiyatlar yalnız bayi şifresiyle açılır.
- Güncel fiyat: Fiyat değiştiğinde Excel dosyasını yeniden yüklemek yeterlidir; bayi her zaman güncel fiyatı görür.
- Doğrudan sipariş: Bayi fiyatı gördüğü ekrandan sepete ekleyip sipariş verebilir; fiyatlar sunucuda hesaplanır, bayi değiştiremez.
Böylece teklif hazırlama emeğini yeni müşteriler ve özel projeler için ayırabilirsiniz. Kurulum için bayiye özel fiyat listesi rehberimize ve bayi fiyat listeleri sayfasına göz atabilirsiniz. İskonto mantığını kurarken iskonto nedir, nasıl hesaplanır yazımız da yardımcı olacaktır.
Sonuç
İyi bir fiyat teklifi; net kalemler, açık vergi bilgisi, geçerlilik süresi, ödeme ve teslim şartları ile kur notunu bir araya getirir. Teklifleri numaralandırıp takip etmek kaybedilen fırsatları azaltır. Rutin fiyat sorularını ise bayiye özel, sürekli güncel bir katalogla karşılamak satış ekibinin zamanını gerçekten teklif gerektiren işlere ayırmasını sağlar. Paketleri incelemek için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.
