Toptan ticarette satış yapmak bir şeydir, parasını tahsil etmek başka bir şey. Vadeli çalışmak sektörün doğası gereği yaygındır; bayi bugün alır, birkaç hafta sonra öder. Sorun, hangi bayinin ne kadar borcu olduğunun anlık bilinmemesidir. Defterdeki rakam, muhasebe programındaki rakam ve satış ekibinin hatırladığı rakam farklıysa, borcu yüksek bir bayiye farkında olmadan yeni mal göndermeye devam edersiniz.
Bu yazıda bayi cari hesap takibi, tahsilat kaydı ve risk limiti uygulamasının pratik yönlerini anlatıyoruz.
Cari hesap nedir, neden önemlidir?
Cari hesap, bir bayiyle aranızdaki borç-alacak hareketlerinin kaydıdır. Her satış bayinin borcunu artırır, her tahsilat azaltır. Ekstre ise belirli bir dönemdeki bu hareketlerin dökümüdür.
Doğru tutulan bir cari hesap size şunları söyler:
- Bayinin şu anki toplam borcu
- Hangi siparişlerin henüz ödenmediği
- Bayinin ödeme alışkanlığı (düzenli mi, gecikmeli mi)
- Yeni bir siparişin riskli olup olmadığı
Cari hesap neden tutmaz?
- Siparişler geç işlenir: Telefonla alınan sipariş birkaç gün sonra kayda girer.
- Sipariş değişiklikleri yansımaz: Eklenen veya çıkarılan kalem borca işlenmez.
- Tahsilatlar unutulur: Elden alınan ödeme veya havale kayda geçmez.
- İki ayrı kayıt tutulur: Satış ekibinin listesi ile muhasebenin kaydı birbirinden habersizdir.
Bu sorunların ortak noktası, sipariş ile borç kaydının birbirinden kopuk olmasıdır.
Siparişten borca otomatik akış
En sağlıklı düzen, siparişin onaylandığı anda bayinin cari hesabına borç olarak yazılmasıdır. 360Katalog'da bayinin verdiği sipariş cari hesabına borç yazar. Sipariş sonradan düzenlendiğinde (ürün eklendiğinde, adet değiştiğinde) cari hesap da otomatik güncellenir. Böylece siparişi bir yere, borcu başka bir yere ayrı ayrı girmeniz gerekmez. Sipariş düzenlemenin ayrıntıları için bayi siparişi düzenleme yazımıza bakabilirsiniz.
Tahsilatı kaydetmek
Borcun diğer yarısı tahsilattır. Bayi ödeme yaptığında (havale, nakit, çek gibi) bunu cari hesaba tahsilat olarak girersiniz ve borç düşer. 360Katalog online kartla ödeme almaz; tahsilatı siz kaydedersiniz. Bu kayıtların düzenli yapılması, cari hesabın güvenilirliği için şarttır.
Tahsilat kaydı için alışkanlıklar
- Tahsilatı aldığınız gün kaydedin; haftalık toplu kayıt hataya açıktır.
- Açıklama alanına ödeme şeklini ve varsa hangi siparişe karşılık olduğunu yazın.
- Banka hesap hareketleri ile tahsilat kayıtlarını ayda bir karşılaştırın.
- Ay sonunda bayiye ekstresini gönderin; bayinin kendi kaydıyla karşılaştırması tutarsızlıkları erken yakalar.
Risk limiti nedir?
Risk limiti, bir bayinin ulaşabileceği en yüksek açık borç tutarıdır. Limit, “bu bayiye en fazla bu kadar vadeli mal verebilirim” kararının sisteme yazılmış halidir. Amaç bayiyi cezalandırmak değil, alacak riskinizi kontrol altında tutmaktır.
Limit nasıl belirlenir?
| Bayi profili | Limit yaklaşımı |
|---|---|
| Yeni bayi, geçmişi yok | Düşük limit veya peşin çalışma; ödeme alışkanlığı görüldükçe artırma |
| Düzenli ödeyen, uzun süreli bayi | Aylık ortalama alımının üzerinde, rahat çalışabileceği bir limit |
| Ödemeleri sık gecikmiş bayi | Mevcut borç seviyesine yakın, yeni riski sınırlayan limit |
| Mevsimsel alım yapan bayi | Sezon öncesi geçici artırım, sezon sonrası normale dönüş |
Pratik bir başlangıç noktası, bayinin aylık ortalama alımına ve anlaştığınız vade süresine bakmaktır. Örneğin 30 gün vadeyle çalışan ve ayda ortalama belirli bir tutarda alım yapan bayinin limiti, en az bu aylık tutarı karşılamalıdır; yoksa bayi her ay limite takılır.
Limit aşıldığında ne olmalı?
Limit aşıldığında siparişi tamamen reddetmek her zaman doğru değildir. Belki bayi ödemesini yapmıştır ama tahsilat henüz kaydedilmemiştir; belki de bu sipariş için özel bir anlaşma vardır. Daha esnek bir yaklaşım, siparişin otomatik işleme girmesini durdurup bir kontrol adımına almaktır.
360Katalog'da bayiye risk limiti tanımlayabilirsiniz. Limit aşıldığında sipariş doğrudan işleme girmez, “Finans Onayında” durumuna düşer. Siz bayinin durumunu kontrol eder, tahsilatı kaydeder veya bayiyle görüşür, sonra siparişi onaylarsınız. Böylece hem riskiniz kontrol altında kalır hem de iyi bir bayinin siparişi gereksiz yere kaybolmaz.
Limit aşımında iletişim
- Bayiye durumu nazik ve net bir dille açıklayın: “Açık bakiyeniz limitin üzerinde, ödeme sonrası siparişinizi hemen hazırlıyoruz.”
- Ekstreyi paylaşın; bayi neye göre limitte olduğunu görsün.
- Düzenli ödeme yapan bayilerde limiti periyodik olarak gözden geçirin.
Raporlarla risk takibi
Cari hesap tek tek bayilere bakmak için iyidir; ama genel resmi de görmek gerekir. Ayda bir şu soruları sorun:
- Toplam açık alacak ne kadar, geçen aya göre arttı mı?
- Hangi bayiler limitlerine yakın?
- Finans onayında bekleyen kaç sipariş var?
- Hangi bayilerin ödemeleri sistematik olarak gecikiyor?
Muhasebeyle uyum
Katalog sistemindeki cari hesap, sipariş ve tahsilat takibi için pratik bir araçtır; resmi muhasebe kaydınızın yerini tutmaz. Siparişleri muhasebe programınıza aktararak çift kaydı ortadan kaldırabilirsiniz. BizimHesap kullanıyorsanız BizimHesap'a sipariş aktarımı yazımıza göz atın.
Vade ve hatırlatma alışkanlıkları
Risk limiti son savunma hattıdır; ondan önce düzenli bir hatırlatma alışkanlığı gelir. Vadesi yaklaşan bakiyeler için bayiye birkaç gün önce kısa bir hatırlatma göndermek, ödemelerin büyük kısmını limite takılmadan çözer. Hatırlatmayı suçlayıcı değil bilgilendirici bir dille yazın: “Vadesi cuma günü dolan bakiyenizi hatırlatmak isteriz, ekstreniz ektedir.” Düzenli ödeyen bayilere ise teşekkür etmek ve limitlerini zamanında artırmak, ilişkiyi güçlendirir. Ödeme disiplini iki yönlüdür: Siz ne kadar düzenli takip ederseniz, bayi de o kadar düzenli öder.
Sık sorulan sorular
Risk limiti peşin çalışan bayiler için gerekli mi?
Peşin çalışan bayilerde limit tanımlamak zorunlu değildir. Ancak “peşin” çalışmanın pratikte birkaç günlük gecikmelere dönüştüğü durumlar sık görülür. Düşük bir limit tanımlamak, bu gecikmelerin fark edilmeden büyümesini önler.
Bayi kendi borcunu görebilir mi?
Bayiyle düzenli ekstre paylaşmak, borç konusundaki tartışmaları en aza indirir. Ay sonu ekstresini WhatsApp üzerinden göndermek pratik bir yöntemdir.
Limiti aşan sipariş kaybolur mu?
Hayır. Sipariş kaydedilir ve Finans Onayında durumunda bekler. Onayladığınızda normal akışına devam eder; uygun görmezseniz iptal edebilir veya bayiyle görüşüp düzenleyebilirsiniz.
Kontrol listesi
- Her sipariş cari hesaba otomatik borç olarak yazılıyor mu?
- Sipariş düzenlemeleri cariye yansıyor mu?
- Tahsilatlar aynı gün kaydediliyor mu?
- Her vadeli bayinin bir risk limiti var mı?
- Limit aşımında süreç (finans onayı, bayiyle iletişim) tanımlı mı?
- Ay sonunda bayilere ekstre gönderiliyor mu?
Risk limiti tanımlama adımları fiyat listeleri ve bayi şifreleri rehberinde anlatılıyor. Yeni bayiler için limit belirlemeyi yeni bayi başvurusu yazımızda ele aldık. Cari hesabın sipariş akışının neresinde durduğunu B2B sipariş sistemi sayfamızda bütün olarak anlattık. Paketleri fiyatlandırma sayfasında karşılaştırabilirsiniz.
