Toptan satışta sipariş almak kadar önemli olan soru şudur: Bu siparişin parası nasıl ve ne zaman gelecek? Perakendede müşteri çoğunlukla kartla anında öder; toptanda ise havale, kapıda ödeme ve vadeli açık hesap bir arada kullanılır. Bu yazıda her yöntemin ne zaman uygun olduğunu, risklerini ve sipariş sisteminde nasıl yönetileceğini anlatıyoruz. Mali ve vergisel konularda kesin karar öncesi mali müşavirinize danışmanızı öneririz.
Toptanda en sık kullanılan dört yöntem
- Havale/EFT: Bayi siparişten önce veya sonra banka hesabınıza ödeme yapar.
- Kapıda nakit: Teslimat sırasında şoför veya dağıtım elemanı nakit tahsil eder.
- Kapıda kredi kartı: Teslimatta mobil POS cihazıyla kart çekilir.
- Cari hesaba (vadeli, açık hesap): Mal teslim edilir, tutar bayinin cari hesabına borç yazılır; ödeme anlaşılan vadede yapılır.
Çoğu toptancı bunların hepsini değil, bayinin güvenilirliğine ve sipariş büyüklüğüne göre bir kısmını sunar.
Havale/EFT: Basit ama takip ister
Havale, toptancı için en az maliyetli yöntemdir; komisyon yoktur ve para doğrudan hesaba gelir. Sorun takiptir: Hangi havale hangi siparişe ait? Bayi açıklamaya sipariş numarasını yazmazsa eşleştirme elle yapılır.
Pratik öneriler:
- Banka hesap bilgilerinizi (banka adı, IBAN, hesap sahibi) siparişin son adımında bayiye gösterin.
- Bayiden açıklamaya sipariş numarasını yazmasını isteyin.
- Ödeme gelmeden sevk etmeyecekseniz bunu ödeme notunda açıkça yazın.
360Katalog'da Ayarlar'dan en fazla beş banka hesabı tanımlayabilirsiniz. Bayi havale/EFT seçerek sipariş verdiğinde, sipariş tamamlandı ekranında sipariş numarası ve tutarla birlikte bu hesaplar görünür.
Kapıda ödeme: Kendi dağıtımı olan toptancı için
Kendi aracıyla dağıtım yapan toptancılar, özellikle market, bakkal ve büfe gibi küçük işletmelere satarken kapıda ödemeyi sık kullanır. Avantajı, malın ve paranın aynı anda el değiştirmesidir. Dezavantajı ise sahadaki elemanın nakit taşıması ve gün sonu kasa mutabakatıdır.
Kapıda kart için mobil POS gerekir; komisyon maliyetini fiyatınıza dahil edip etmeyeceğinize önceden karar verin.
Cari hesaba (vadeli) satış: Güven ve limit
Toptan ticaretin büyük kısmı vadeli döner. Bayi bugün malı alır, ay sonunda veya anlaşılan vadede öder. Bu, bayi için en rahat yöntemdir ama toptancı için tahsilat riski taşır. Riski yönetmenin iki temel aracı vardır:
- Cari hesap takibi: Her siparişin borç, her tahsilatın alacak olarak işlendiği güncel bakiye (bkz. cari hesap nedir).
- Risk limiti: Bayinin açık bakiyesinin aşamayacağı üst sınır (bkz. risk limiti rehberi).
360Katalog'da bayiye risk limiti tanımladığınızda, yeni siparişle birlikte bakiye limiti aşarsa sistem seçiminize göre iki şekilde davranır: ya siparişi alır ama normal akış yerine "Finans Onayı" durumuna düşürür ya da siparişi hiç kabul etmez ve bayiye limit uyarısı gösterir. Böylece limit aşan sipariş, siz bakmadan sevkiyata girmez.
Vadeli satışta vade farkı uygulayacaksanız oranı ve hesaplama yöntemini baştan netleştirin: vade farkı hesaplama.
Bayiye hangi yöntemi sunmalı?
Tek bir doğru yoktur; ama yaygın bir yaklaşım şöyledir:
- Yeni bayi: İlk siparişlerde havale veya kapıda ödeme. Güven oluşunca açık hesap.
- Düzenli, ödemesi düzgün bayi: Belirli bir risk limitiyle açık hesap.
- Ödemesi geciken bayi: Limiti düşürmek veya bir süre peşin çalışmak.
360Katalog'da hangi ödeme yöntemlerini sunacağınızı firma genelinde seçersiniz; bayi siparişi verirken bunlardan birini işaretler ve seçtiği yöntem siparişte, sipariş fişinde ve WhatsApp bildiriminde görünür. Ödeme notu alanına "Ödemesi alınmayan sipariş sevk edilmez" veya "Vade 30 gündür" gibi koşullarınızı yazabilirsiniz.
Online kart ödemesi neden her zaman şart değil?
Toptanda tutarlar yüksek, kart komisyonları ise yüzde ile hesaplandığı için kâr marjını doğrudan etkiler. Pek çok toptancı bu yüzden kartı kapıda POS ile sınırlı tutar, asıl tahsilatı havale ve cari hesap üzerinden yapar. 360Katalog sipariş sırasında online kart tahsilatı yapmaz; bayi ödeme yöntemini seçer, tahsilatı firma kendisi yapar. Sanal POS'un ne olduğunu ve ne zaman mantıklı olduğunu merak ediyorsanız: sanal POS nedir.
Tahsilatı kayda geçirmek
Hangi yöntem olursa olsun, para geldiğinde bunun bayinin cari hesabına alacak olarak işlenmesi gerekir. Aksi halde risk limiti ve bakiye yanlış görünür, bayiyle mutabakatta anlaşmazlık çıkar. 360Katalog'un Cari ekranında tahsilatları elle işleyebilir, bayinin ekstresini görebilirsiniz. Ön muhasebe programı kullanıyorsanız siparişleri oraya aktarmak için BizimHesap aktarımı veya Logo, Mikro, Netsis bağlantısı yazılarına bakabilirsiniz.
Ödeme koşullarını yazılı hale getirin
Bayiyle ödeme konusunda yaşanan anlaşmazlıkların çoğu, koşulların sözlü konuşulmasından çıkar. Her bayi için şu bilgilerin yazılı olması işinizi kolaylaştırır:
- Hangi ödeme yöntemlerini kullanabileceği
- Açık hesap çalışıyorsa vadesi ve risk limiti
- Geciken ödemede ne olacağı (vade farkı, yeni siparişin bekletilmesi gibi)
- Fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğu
Bu bilgiler bayi sözleşmesinde veya bayiye gönderilen bir mesajda yer alabilir. Katalogdaki ödeme notu ise herkese açık genel kuralları hatırlatmak için uygundur. Bayiye özel koşullar ise bayinin cari kaydında ve risk limitinde karşılık bulmalıdır.
Ödeme yöntemlerini ayarlama: adım adım
- Firma panelinde Ayarlar'ı açın ve ödeme yöntemleri bölümüne gelin.
- Sunmak istediğiniz yöntemleri işaretleyin: kapıda nakit, kapıda kredi kartı, havale/EFT, cari hesaba (vadeli).
- Havale/EFT açıksa banka adı, IBAN ve hesap sahibini girin; en fazla beş hesap ekleyebilirsiniz.
- Ödeme notuna koşullarınızı yazın: vade süresi, ödemesiz sevk yapılıp yapılmadığı, KDV notu gibi.
- Açık hesap çalışacağınız bayilere Müşteriler ekranından risk limiti ve limit aşımında ne olacağını tanımlayın.
- Bir deneme siparişi verip son adımda yöntemlerin ve banka bilgilerinin doğru göründüğünü kontrol edin.
Sık yapılan hatalar
- Herkese açık hesap tanımak: Yeni ve tanımadığınız bayiye ilk siparişte vadeli çalışmak, tahsilat riskini en yüksek noktaya çıkarır.
- Tahsilatı cariye işlememek: Para geldiği halde bakiye düşmezse bayi risk limitine takılır ve haksız yere sipariş veremez.
- IBAN'ı elle yazdırmak: Her siparişte banka bilgisini WhatsApp'tan ayrıca göndermek hem zaman alır hem yanlış hesap paylaşma riskini artırır.
- Koşulları yazmamak: "Vade 30 gün" sözlü kaldığında, 45. günde ödeme yapan bayiyle tartışma kaçınılmazdır.
Sık sorulan sorular
Bayi sipariş verirken ödeme yöntemini seçebilir mi?
Evet. Ayarlar'da açtığınız yöntemler (kapıda nakit, kapıda kart, havale/EFT, cari hesaba) siparişin son adımında listelenir; bayi birini seçer ve seçim siparişe kaydedilir.
Havale bilgilerini bayiye her seferinde ayrıca göndermem gerekir mi?
Hayır. Tanımladığınız banka hesapları, havale/EFT ile verilen siparişin tamamlandı ekranında otomatik gösterilir.
Açık hesapla çalışan bayinin limitini nasıl kontrol ederim?
Bayiye risk limiti tanımlayın. Limit aşılırsa seçiminize göre sipariş Finans Onayı'na düşer ya da hiç kabul edilmez; her iki durumda da siz bakmadan sevkiyata girmez.
Fiyatlar KDV dahil mi gösterilmeli?
Toptanda fiyatlar çoğunlukla KDV hariç konuşulur. Hangisini kullanıyorsanız katalogda ve ödeme notunda açıkça belirtin ki bayi toplamı yanlış hesaplamasın.
Farklı bayilere farklı ödeme yöntemi sunabilir miyim?
Ödeme yöntemleri firma genelinde seçilir. Bayiye özel koşulu ise risk limitiyle yönetirsiniz: Açık hesap çalışmak istemediğiniz bayiye düşük limit tanımlayıp limiti aşan siparişin onaya düşmesini ya da hiç kabul edilmemesini sağlayabilirsiniz.
Bayi ödeme yaptığında cari hesap kendiliğinden güncellenir mi?
Ödeme banka hesabınıza geldiği için sistem bunu kendiliğinden bilemez. Tahsilatı Cari ekranından işlediğinizde bakiye güncellenir.
Sonuç
Doğru ödeme yöntemi, bayinin güvenilirliğine ve sizin dağıtım düzeninize göre değişir. Önemli olan, her siparişte hangi yöntemin seçildiğinin kayıtlı olması ve tahsilatın cari hesaba zamanında işlenmesidir.
