Ticarete yeni başlayan biri için muhasebe dilinin en çok duyulan ama en az açıklanan kelimesi muhtemelen “cari”dir. “Carini gönderir misin?”, “cari tutmuyor”, “cariye işledim” gibi cümleler toptan ticaretin günlük dilidir. Bu yazı, cari hesap nedir sorusuna sıfırdan cevap veren bir başlangıç rehberidir: borç ve alacak, ekstre, bakiye, mutabakat ve cari kart kavramlarını örneklerle anlatıyoruz.
Bayilerinize vadeli satış yapıyor ve risk limiti belirlemek istiyorsanız, bu yazıyı okuduktan sonra bayi cari hesap takibi ve risk limiti rehberine geçebilirsiniz.
Cari hesap nedir?
Cari hesap, bir firmanın sürekli alışveriş yaptığı bir müşteri ya da tedarikçiyle arasındaki borç ve alacak hareketlerinin tek bir hesapta izlenmesidir. “Cari” kelimesi burada “süregelen, devam eden” anlamına gelir. Her alışverişte ayrı ayrı ödeme yapmak yerine hareketler bir hesapta biriktirilir ve belirli aralıklarla kapatılır.
Basit bir örnek: Bir toptancı, bir markete ay içinde üç kez mal satıyor; market ise ay sonunda tek seferde ödeme yapıyor. Üç satış ve bir ödeme, o marketin cari hesabında alt alta görünür. Ay sonundaki fark, marketin toptancıya kalan borcudur.
Borç ve alacak: hangi taraftan bakıyorsunuz?
Cari hesabın kafa karıştıran kısmı, aynı hareketin iki taraf için farklı adlandırılmasıdır. Toptancı açısından market bir alıcı (müşteri) carisidir; market açısından toptancı bir satıcı (tedarikçi) carisidir.
| Hareket | Toptancının kaydında (müşteri carisi) | Marketin kaydında (tedarikçi carisi) |
|---|---|---|
| Mal satışı / alışı | Müşteri borçlanır (borç) | Tedarikçiye borçlanılır (alacak) |
| Ödeme / tahsilat | Müşterinin borcu azalır (alacak) | Tedarikçiye borç azalır (borç) |
| İade | Müşterinin borcu azalır | Tedarikçiye borç azalır |
| İskonto veya fiyat farkı | Yönüne göre borç ya da alacak | Karşı yönde aynı tutar |
Pratikte akılda tutulacak kural şudur: Müşterinizin carisinde satış borç tarafına, tahsilat alacak tarafına yazılır. Borç tarafı alacak tarafından büyükse müşteri size borçludur.
Bakiye nedir?
Bakiye, borç ve alacak toplamları arasındaki farktır. Müşteri carisinde borç toplamı fazlaysa “borç bakiyesi” vardır, yani müşteri size borçludur. Alacak toplamı fazlaysa “alacak bakiyesi” vardır; bu genellikle müşterinin fazla ödeme yaptığı, avans verdiği ya da iade sonrası lehine tutar kaldığı anlamına gelir.
Örnek bir hesap üzerinden gidelim. Tutarlar tamamen örnektir:
| Tarih | Açıklama | Borç | Alacak | Bakiye |
|---|---|---|---|---|
| 3 Ekim | Sipariş no 101 | 12.000 TL | 12.000 TL borç | |
| 10 Ekim | Havale tahsilatı | 8.000 TL | 4.000 TL borç | |
| 17 Ekim | Sipariş no 108 | 6.500 TL | 10.500 TL borç | |
| 20 Ekim | İade (2 koli) | 1.500 TL | 9.000 TL borç | |
| 31 Ekim | Nakit tahsilat | 9.000 TL | 0 |
Bu tablo aynı zamanda bir ekstrenin en basit hâlidir.
Ekstre nedir?
Ekstre, bir cari hesabın belirli bir dönemdeki hareketlerinin tarih sırasıyla dökümüdür. Genellikle dönem başı bakiyesiyle başlar, her hareketi ve hareket sonrası bakiyeyi gösterir, dönem sonu bakiyesiyle biter. Bayiye ekstre göndermenin iki faydası vardır: Bayi neyin neden borç yazıldığını görür ve kendi kaydıyla karşılaştırma imkânı bulur.
İyi bir ekstrede şu bilgiler bulunmalıdır:
- Dönem başı ve dönem sonu bakiyesi
- Her hareketin tarihi ve belge numarası (sipariş, fatura, makbuz)
- Hareketin kısa açıklaması (ödeme şekli, iade nedeni)
- Borç, alacak ve yürüyen bakiye sütunları
- Varsa vadesi geçmiş tutarların ayrıca belirtilmesi
Cari kart nedir?
Cari kart, muhasebe ve sipariş programlarında her müşteri veya tedarikçi için açılan kimlik kaydıdır. Hareketler bu kartın altında birikir. Cari kartta tipik olarak şu bilgiler yer alır:
- Firma unvanı ve yetkili kişi
- Vergi dairesi ve vergi numarası
- Adres, telefon ve teslimat bilgileri
- Çalışma koşulları: vade süresi, ödeme şekli, varsa özel iskonto
- Hangi fiyat listesinden fiyat alacağı
- Risk limiti
Cari kartın doğru açılması, sonraki her işlemin doğru kaydedilmesinin ön koşuludur. Aynı firma için iki ayrı kart açılması, cari hesabın tutmamasının en yaygın nedenlerinden biridir. Yeni kart açmadan önce vergi numarasıyla arama yapmak bu hatayı büyük ölçüde önler.
Mutabakat nedir, nasıl yapılır?
Mutabakat, iki tarafın kendi kayıtlarındaki bakiyeyi karşılaştırıp aynı rakamda uzlaşmasıdır. Toptancının kaydında bayinin borcu 9.000 TL görünüyorsa, bayinin kaydında da toptancıya 9.000 TL borç görünmelidir. Fark varsa, hangi hareketin bir tarafta eksik ya da hatalı olduğu bulunur.
Basit mutabakat adımları
- Belirli bir tarih seçin (genellikle ay veya yıl sonu).
- O tarihe kadarki ekstreyi karşı tarafa gönderin.
- Karşı taraf kendi kaydındaki bakiyeyi bildirsin.
- Fark varsa hareketleri tek tek karşılaştırın: eksik tahsilat, kayda girmemiş iade, iki kez yazılmış sipariş gibi.
- Uzlaşılan bakiyeyi yazılı olarak teyit edin.
Resmi mutabakat yazıları ve dönem sonu işlemleri için mali müşavirinizle çalışmanızı öneririz; bu yazı kavramları anlatmaya yöneliktir.
Peşin satış ile cari çalışma arasındaki fark
Peşin satışta para ve mal aynı anda el değiştirir; takip edilecek açık bir tutar kalmaz. Cari çalışmada ise mal önce gider, ödeme sonra gelir. Bu, bayiye nefes aldıran ve satışı kolaylaştıran bir esnekliktir, ama karşılığında satıcının hesabında bir alacak oluşur. Alacak büyüdükçe nakit akışı sıkışır ve tahsil edilemeyen borç riski artar.
Bu yüzden cari çalışmaya başlamadan önce şu üç konunun netleşmesi gerekir: vade süresi (ödeme kaç gün sonra yapılacak), ödeme şekli (havale, çek, kart, nakit) ve bayinin ulaşabileceği en yüksek açık borç. Bu bilgiler cari kartta yazılı durmalı, satış ekibinin hafızasına bırakılmamalıdır.
Cari hesap neden tutmaz?
Farkların büyük kısmı birkaç tekrarlayan nedenden doğar: Telefonla alınan siparişin geç kaydedilmesi, sonradan değişen siparişin borca yansımaması, elden alınan ödemenin unutulması, havale açıklamasının eksik olması ve aynı müşterinin iki kartla izlenmesi. Bu yüzden en sağlıklı düzen, siparişle borç kaydının aynı yerden ve aynı anda oluşmasıdır.
360Katalog'da cari hesap
360Katalog'da bayi katalogdan sipariş verdiğinde sipariş bayinin cari hesabına borç olarak yazılır; sipariş sonradan düzenlenirse borç da güncellenir. Gelen ödemeleri tahsilat olarak girersiniz ve bayinin ekstresini görürsünüz. Bayiye risk limiti tanımlarsanız, limiti aşan sipariş “Finans Onayında” durumuna düşer. Özellik ayrıntıları için cari hesap ve risk limiti sayfasına bakabilirsiniz. Siparişleri BizimHesap'a gönderiyorsanız BizimHesap'a sipariş aktarımı yazısı da ilginizi çekebilir.
Sonuç
Cari hesap, sürekli çalıştığınız firmalarla aranızdaki borç ve alacağın tek bir yerde izlenmesidir. Borç, alacak, bakiye, ekstre, mutabakat ve cari kart kavramlarını oturttuğunuzda, vadeli satışın riskini yönetmek çok daha kolaylaşır. Sonraki adım olarak vade farkı hesaplama yazımıza göz atabilir veya 14 günlük ücretsiz denemeyi kredi kartı gerekmeden başlatabilirsiniz.
