Toptan satışta sipariş nadiren ilk geldiği haliyle sevk edilir. Bayi bir saat sonra arayıp iki ürün eklemek ister, depoda bir kalemin yeterli stok olmadığı anlaşılır, bir ürünün yerine muadili gönderilir ya da anlaşılan özel bir fiyat siparişe yansıtılmalıdır. Bu değişikliklerin her biri doğru kaydedilmezse sonunda depoda, faturada ve bayinin hesabında üç farklı sipariş ortaya çıkar.
Bu yazıda bayi siparişini sonradan düzenlemenin sağlıklı bir yolunu, sipariş durumlarının nasıl kullanılacağını ve bayiyi süreç boyunca nasıl bilgilendireceğinizi anlatıyoruz.
Siparişler neden sonradan değişir?
- Bayi talebi: Ekleme, çıkarma veya adet değişikliği.
- Stok durumu: Sipariş edilen adedin bir kısmı depoda yok.
- Muadil ürün: Biten ürünün yerine benzerinin önerilmesi.
- Fiyat düzeltmesi: Telefonda konuşulan özel bir fiyatın veya iskonto farkının yansıtılması.
- Hatalı sipariş: Bayinin yanlış ürünü veya yanlış adedi seçmesi.
- İptal: Siparişin tamamen geri çekilmesi.
Bunların hiçbiri sorun değildir; sorun, değişikliğin sadece telefonda konuşulup kayda geçmemesidir.
Düzenlemenin altın kuralı: tek kayıt
Sipariş değiştiğinde yeni bir sipariş açmak ya da eski siparişin yanına not düşmek yerine aynı kaydı güncelleyin. Tek sipariş kaydı şu üç şeyi garanti eder:
- Depo her zaman güncel kalemlere göre hazırlık yapar.
- Bayinin cari hesabına doğru tutar yazılır.
- Fatura kesilirken hangi rakamın geçerli olduğu tartışılmaz.
360Katalog'da Siparişler ekranında siparişi açıp düzenleme moduna geçtiğinizde adet ve fiyatları değiştirebilir, ürün ekleyip çıkarabilirsiniz. Kaydettiğinizde stok ve bayinin cari hesabı otomatik güncellenir; ayrıca bir yere düzeltme kaydı girmenize gerek kalmaz.
Adım adım sipariş düzenleme
- Değişikliği netleştirin: Bayiyle telefonda konuştuysanız ne değiştiğini kısa bir mesajla teyit edin: “Kırmızıdan 5 yerine 8 adet, mavi çıkarıldı.”
- Siparişi açın ve düzenleyin: Kalemleri güncelleyin; muadil ürün gönderiyorsanız eskisini çıkarıp yenisini ekleyin.
- Firma notu ekleyin: Değişikliğin nedenini yazın (ör. “Bayi telefonla ekleme istedi”). Altı ay sonra bu notu okuyan kişi neyin neden değiştiğini anlar.
- Durumu güncelleyin: Sipariş hazırlığa geçiyorsa durumu buna göre değiştirin.
- Güncel fişi paylaşın: Düzenlenmiş siparişin PDF veya Excel fişini alıp bayiye ve depoya iletin.
Sipariş durumlarını doğru kullanmak
Durumlar, siparişin nerede olduğunu herkesin aynı şekilde anlamasını sağlar. 360Katalog'da kullanılan durumlar ve pratikte ne anlama geldikleri şöyledir:
| Durum | Ne anlama gelir? | Düzenleme için uygun mu? |
|---|---|---|
| Beklemede | Sipariş geldi, henüz incelenmedi | Evet, en uygun an |
| Finans Onayında | Risk limiti aşıldı veya ödeme kontrolü bekleniyor | Evet, onay öncesi |
| Hazırlanıyor | Depo toplamaya başladı | Mümkün, ama depoyu mutlaka haberdar edin |
| Kargoya Verildi | Sevkiyat çıktı | Genellikle hayır; iade veya ek siparişle çözün |
| Tamamlandı | Teslim edildi, süreç kapandı | Hayır |
| İptal | Sipariş geri çekildi | — |
Bu tablodaki son sütun bir sistem kısıtı değil, iyi bir çalışma alışkanlığıdır. Kargoya çıkmış bir siparişi düzenlemek, fiziksel sevkiyat ile kayıt arasında fark yaratır. Böyle bir durumda değişikliği ayrı bir iade veya ek sipariş olarak işlemek izlenebilirlik açısından daha doğrudur.
Durum geçmişi neden önemli?
Her durum değişikliğinin ne zaman yapıldığını görmek, hem iç süreçleri hem bayi ilişkisini iyileştirir. Örneğin bir sipariş “Beklemede” durumunda iki gün kalmışsa, sipariş onayında bir darboğaz vardır. Bayi “siparişim neden geç geldi” diye sorduğunda tahmin değil, tarih verirsiniz.
360Katalog'da her durum değişikliği isteğe bağlı bir notla birlikte durum geçmişine kaydedilir. Kargo firmasını ve takip kodunu da sipariş üzerine girebilirsiniz.
Bayiyi bilgilendirmek
Siparişi düzenlediğiniz halde bayiye haber vermezseniz, teslimatta “ben bunu istememiştim” cümlesiyle karşılaşırsınız. Bayiyi bilgilendirmenin birkaç yolu vardır:
- Katalogdaki sipariş geçmişi: 360Katalog'da bayi, katalogdaki “Siparişlerim” ekranında kendi siparişlerini, güncel durumu, durum zaman çizelgesini, kargo bilgisini ve firma notunu görür. Böylece “siparişim ne durumda” telefonları azalır.
- WhatsApp mesajı: Kalem değişikliği gibi önemli düzenlemelerde güncel fişi WhatsApp'tan göndermek en net yöntemdir.
- Push bildirim: Panelden tek bir bayiye bildirim gönderebilirsiniz. Bildirimi, kataloğa bildirim izni veren bayiler alır.
Stok ve cari hesap üzerindeki etkisi
Sipariş düzenlemesinin görünmeyen tarafı stok ve cari hesaptır. Bayiye beş ürün eklediğinizde stoktan beş adet düşmeli, bayinin borcuna da o tutar eklenmelidir. Bu güncelleme elle yapıldığında kolayca unutulur ve ay sonunda ekstre ile gerçek durum tutmaz. Düzenlemenin stoku ve cari hesabı birlikte güncellemesi bu yüzden önemlidir. Stok ayarları için toptan stok takibi, cari hesap için bayi cari hesap ve risk limiti yazılarımıza bakabilirsiniz.
Ekip içinde kim düzenler?
Birden fazla kişinin siparişlere dokunduğu işletmelerde düzenleme yetkisinin belirsiz olması yeni bir karmaşa kaynağıdır. Satış temsilcisi bir kalem ekler, depo sorumlusu bir başkasını çıkarır, kimse diğerinin ne yaptığını bilmez. Basit bir kural koyun: Siparişin içeriğini (ürün, adet, fiyat) satış tarafı, durumunu (hazırlanıyor, kargoya verildi) depo tarafı günceller. Her iki taraf da yaptığı değişikliği firma notuna kısaca yazar. Bu küçük disiplin, durum geçmişiyle birleştiğinde siparişin tüm hikayesini tek bir ekranda okunur hale getirir.
Sık sorulan sorular
Bayi kendi siparişini düzenleyebilir mi?
Sipariş verildikten sonraki düzenlemeyi firma tarafının yapması daha sağlıklıdır; çünkü değişikliğin stoka, fiyata ve hazırlık sürecine etkisini siz bilirsiniz. Bayi değişiklik isteğini size iletir, siz siparişi düzenler ve güncel durumu paylaşırsınız. Bayi de güncellenen siparişi katalogdaki “Siparişlerim” ekranından takip eder.
Küçük bir ekleme için yeni sipariş mi açmalı, mevcut siparişi mi düzenlemeli?
Sipariş henüz hazırlanmadıysa mevcut siparişi düzenlemek en temiz yoldur; tek sevkiyat, tek fiş, tek cari kaydı olur. Sipariş kargoya çıktıysa ekleme ayrı bir sipariş olarak gelmelidir.
İptal edilen sipariş silinmeli mi?
Hayır. İptal edilen siparişi silmek yerine durumunu İptal olarak işaretleyin ve nedenini not edin. Böylece hangi siparişlerin neden iptal edildiğini sonradan görebilir, tekrar eden bir sorun varsa fark edebilirsiniz.
Fiyatı düzenlemek bayinin fiyat listesini de değiştirir mi?
Hayır. Sipariş üzerinde yaptığınız fiyat değişikliği yalnızca o siparişi etkiler; bayinin bağlı olduğu fiyat listesi aynen kalır.
Sipariş düzenleme kontrol listesi
- Değişiklik bayiyle yazılı olarak teyit edildi mi?
- Yeni sipariş açmak yerine mevcut sipariş mi düzenlendi?
- Değişikliğin nedeni firma notuna yazıldı mı?
- Durum güncellendi mi?
- Güncel fiş depoya ve bayiye iletildi mi?
- Stok ve cari hesap doğru yansıdı mı?
Sipariş düzenleme, iptal ve kargo adımlarının ekran ekran anlatımı yardım merkezinde yer alıyor. Sipariş fişinde hangi alanların olması gerektiğini sipariş fişi örneği yazımızda bulabilirsiniz. Düzenleme, durum takibi ve cari hesabın tek panelde nasıl birleştiğini B2B sipariş sistemi sayfamızda görebilirsiniz. Sistemi kendi siparişlerinizle denemek için 14 günlük denemeyi başlatabilirsiniz.
