Ürün sayısı birkaç yüzü geçen her toptancı er geç aynı soruyla karşılaşır: Ürün adı, fiyat ve stok bilgisini bir yerde güncelleyip bunu satış yaptığım bütün kanallara nasıl taşırım? Bu sorunun en sık duyulan cevaplarından biri XML ürün entegrasyonu, diğer adıyla XML ürün beslemesi (feed). Bu yazıda XML beslemesinin ne olduğunu, nasıl çalıştığını, içinde hangi alanların bulunduğunu ve Excel/CSV ile API yöntemlerine göre nerede durduğunu sade bir dille anlatıyoruz.
XML ürün beslemesi nedir?
XML (Extensible Markup Language), veriyi etiketler içinde düzenli biçimde tutan bir metin formatıdır. Ürün beslemesi ise bu formatta hazırlanmış ve genellikle sabit bir internet adresinde yayınlanan ürün listesidir. Örneğin bir tedarikçi, bütün ürünlerini tek bir XML dosyasında toplar ve bu dosyanın adresini bayilerine veya satış kanallarına verir. Karşı taraf belirli aralıklarla bu adresi okur, değişen fiyat ve stokları kendi sistemine işler.
Kısacası XML beslemesi, iki sistem arasında “ürün listesi alışverişi” yapmanın standartlaşmış bir yoludur. Kimsenin dosyayı elle gönderip almasına gerek kalmaz; bir taraf yayınlar, diğer taraf okur.
XML beslemesi nasıl çalışır?
Tipik bir akış şu adımlardan oluşur:
- Kaynak sistem veriyi üretir: Stok programı, muhasebe yazılımı veya e-ticaret altyapısı ürün kayıtlarını XML formatına çevirir.
- Dosya bir adreste yayınlanır: Besleme genellikle sabit bir URL üzerinden erişilebilir olur; bazen kullanıcı adı veya anahtar ile korunur.
- Alıcı sistem dosyayı okur: Belirli aralıklarla (örneğin saatte bir veya günde bir) dosya çekilir.
- Alanlar eşleştirilir: Beslemedeki etiketler alıcı sistemin alanlarına bağlanır; “price” etiketi fiyat alanına, “stock” etiketi stok alanına gibi.
- Kayıtlar güncellenir: Stok kodu üzerinden eşleşen ürünler güncellenir, yeni ürünler eklenir, listede olmayanlar pasife alınabilir.
Bu yapının kilit noktası benzersiz anahtardır. Her ürünün değişmeyen bir stok kodu veya barkodu olmalıdır; aksi halde alıcı sistem hangi satırın hangi ürüne ait olduğunu bilemez.
Bir XML beslemesinde tipik olarak hangi alanlar bulunur?
Beslemelerin etiket adları firmadan firmaya değişir, ancak içerik genellikle aşağıdaki alanlar etrafında şekillenir:
| Alan | Örnek etiket | Açıklama |
|---|---|---|
| Stok kodu | sku / stockCode | Ürünün benzersiz kimliği; eşleştirmenin temeli. |
| Barkod | barcode | Varsa ikinci bir kimlik olarak kullanılır. |
| Ürün adı | name / title | Katalogda görünen ad. |
| Fiyat | price | Satış fiyatı; KDV dahil mi hariç mi olduğu net yazılmalı. |
| Para birimi | currency | TL, USD, EUR gibi. |
| Stok adedi | stock / quantity | Satılabilir miktar. |
| Görsel URL | image | Ürün fotoğrafının erişilebilir adresi. |
| Kategori | category | Ana ve alt kategori yolu. |
| Açıklama | description | Teknik özellikler ve kullanım bilgisi. |
Varyantlı ürünlerde (beden, renk, ölçü) her varyantın ayrı stok kodu ve stok adedi taşıması gerekir. Bu nokta en çok hata yapılan yerlerden biridir.
XML, Excel/CSV ve API karşılaştırması
Ürün verisini sistemler arasında taşımanın üç yaygın yolu vardır. Hangisinin uygun olduğu; ürün sayısına, güncelleme sıklığına ve elinizdeki teknik kaynağa bağlıdır.
| Kriter | Excel / CSV | XML beslemesi | API |
|---|---|---|---|
| Kurulum zorluğu | Düşük; teknik bilgi gerektirmez | Orta; beslemeyi üreten bir sistem gerekir | Yüksek; yazılım geliştirme gerekir |
| Güncelleme şekli | Dosyayı yeniden yüklemek | Belirli aralıklarla otomatik okuma | Anlık veya olay bazlı |
| Hata kontrolü | Yüklemeden önce gözle kontrol edilebilir | Hatalar sessizce aktarılabilir | Kodla doğrulama yapılabilir |
| Kime uygun | Çoğu küçük ve orta ölçekli toptancı | Hazır besleme sunan tedarikçiler, çok kanallı satıcılar | Yazılım ekibi olan firmalar |
XML beslemesi kulağa daha “otomatik” gelse de, beslemeyi üreten tarafın düzgün çalışmasına bağımlıdır. Excel/CSV ise daha manuel görünür ama kontrol tamamen sizdedir: Dosyayı açar, fiyatlara bakar, emin olduktan sonra yüklersiniz. Fiyat değişikliğini haftada birkaç kez yapan bir toptancı için bu çoğu zaman yeterli ve daha güvenlidir. Bu konuyu Excel listesinden ürün kataloğu yazımızda ayrıntılı ele aldık.
Kurulum öncesi kontrol listesi
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, veri aktarımına başlamadan önce şu soruların cevabı net olmalıdır:
- Her ürünün benzersiz ve değişmeyen bir stok kodu var mı?
- Fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğu belli mi?
- Para birimi her satırda tanımlı mı, yoksa tüm liste tek para biriminde mi?
- Görsel URL'leri tarayıcıda açılıyor mu, yoksa erişim izni mi gerekiyor?
- Kategori isimleri tutarlı mı (“Aksesuar” ile “aksesuarlar” aynı kategori olarak mı kalacak)?
- Varyantlar ayrı satır mı, tek satırda mı tutuluyor?
- Listede olmayan bir ürün sistemde ne olacak: silinecek mi, pasife mi alınacak?
- Güncellemeden sorumlu kişi kim, ne sıklıkla yapılacak?
Sık yapılan hatalar
Stok kodunu değiştirmek
Ürün adı değişebilir ama stok kodu değişmemelidir. Stok kodu değiştiğinde alıcı sistem bunu yeni bir ürün sanar; eski kayıt ortada kalır, aynı ürün iki kez görünür.
Ondalık ayırıcı karmaşası
Türkçe ayarlarda ondalık ayırıcı virgül, İngilizce ayarlarda noktadır. “1.250” bir sistemde bin iki yüz elli, diğerinde bir virgül yirmi beş olarak okunabilir. Örnek olarak 1.250 TL'lik bir ürünün 1,25 TL'ye düşmesi, fark edilmezse ciddi zarara yol açar.
Bozuk görsel adresleri
Görsel URL'si yalnızca sizin bilgisayarınızda veya oturum açılmış bir paylaşım klasöründe çalışıyorsa, alıcı sistem görseli çekemez. Herkese açık ve doğrudan dosyaya giden bir adres gerekir.
Sıfır stoğu boş bırakmak
Boş hücre ile “0” aynı şey değildir. Bazı sistemler boş stok alanını “stok takibi yok” diye yorumlar ve tükenmiş ürüne sipariş açık kalır. Stok yönetimini toptan stok takibi yazımızda anlattık.
Kontrolsüz otomatik güncelleme
Otomatik okunan bir beslemede kaynak sistemdeki tek bir hatalı toplu işlem, bütün kataloğa yayılabilir. Bu yüzden otomatik akışlarda bile periyodik olarak birkaç ürünü elle kontrol etmek iyi bir alışkanlıktır.
360Katalog'da ürün verisi nasıl güncellenir?
360Katalog'da ürün verisini Excel/CSV toplu yükleme ile güncelleyebilirsiniz. Dosyanızı yüklediğinizde sütunlar (ürün adı, fiyat, stok, stok kodu/barkod, kategori, maliyet, çeviri, görsel URL) otomatik eşleşir, yanlış eşleşen sütunu elle düzeltebilirsiniz. Fiyat veya stok değiştiğinde güncel dosyayı yeniden yüklemeniz yeterlidir.
Elinizde tedarikçinizden gelen bir XML dosyası varsa, bunu bir tablo programında açıp Excel veya CSV olarak kaydederek aynı yükleme ekranını kullanabilirsiniz. Adım adım anlatım için Excel ile ürün yükleme rehberine, özelliğin genel tanıtımı için toplu ürün yükleme sayfasına bakabilirsiniz. Ürün listenizi bir bulut tablosunda tutuyorsanız Google Sheets ile stok ve fiyat takibi yazımız da işinize yarayacaktır.
Sonuç
XML ürün beslemesi, hazır besleme sunan tedarikçilerle veya çok sayıda satış kanalıyla çalışan firmalar için kullanışlı bir yöntemdir. Ancak her toptancı için şart değildir. Ürün verinizin temiz olması, yani benzersiz stok kodları, net fiyat kuralları ve erişilebilir görseller, hangi formatı seçtiğinizden daha önemlidir. Temiz bir Excel/CSV dosyası ile düzenli güncelleme alışkanlığı çoğu toptan işletmenin ihtiyacını karşılar. Kendi listenizi denemek isterseniz 14 günlük ücretsiz denemeyi kredi kartı gerekmeden başlatabilirsiniz.
