Bir toptancı için en can sıkıcı telefonlardan biri şudur: Bayi sipariş vermiş, siz onaylamışsınız, depo hazırlığa başlamış ve ürünün bittiği o an anlaşılmıştır. Bayiyi arayıp özür dilersiniz, sipariş eksik çıkar, bayi de belki aynı ürünü başka bir tedarikçiden tamamlar. Bir sonraki siparişinde de aklında “bunlarda stok belli olmuyor” düşüncesi kalır.
Bu yazıda toptan stok takibinde tükenen ürüne sipariş gelmesini nasıl önleyeceğinizi, stok bilgisini nasıl güncel tutacağınızı ve hangi ürünlerde stok sınırını esnek bırakmanın mantıklı olduğunu ele alıyoruz.
Stok tutarsızlığı nereden çıkar?
- Fiyat listesinde stok bilgisi yoktur: PDF veya Excel listesi ürünü gösterir ama kaç tane kaldığını söylemez.
- Stok birden fazla yerde tutulur: Depo bir rakam bilir, muhasebe programı başka, satış ekibi başka.
- Satışlar stoktan geç düşer: Telefonla alınan sipariş akşam sisteme girilir; gün içinde aynı ürün başkasına da satılır.
- Sipariş düzenlemeleri stoğa yansımaz: Bir kaleme eklenen adet stoktan düşülmezse rakam kayar.
- Sayım yapılmaz: Fire, hasar ve kayıplar fiziksel stokla kayıtlı stok arasında fark yaratır.
Temel prensip: bayi stoku sipariş anında görmeli
Stok sorunlarının çoğu, bayinin sipariş verirken stok durumunu bilmemesinden kaynaklanır. Bayi, tükenmiş ürünü sipariş edemezse sorun daha oluşmadan çözülür. Bunun için iki şart vardır: stok rakamı tek bir yerde tutulmalı ve satış kanalı bu rakama bağlı olmalıdır.
360Katalog'da her ürünün stok adedi tutulur ve sipariş verildiğinde stok güncellenir. Firma ayarlarından tükenen ürüne sipariş verilmesini engelleyebilir ya da izin verebilirsiniz. Engel açıkken stokta olandan fazla adet siparişe dönüşmez. Katalogda stokta olmayan ürünler varsayılan olarak gizlenir; bayi isterse filtreyi kapatıp tüm ürünleri görebilir.
Ne zaman engel, ne zaman izin?
Tükenen ürüne sipariş engeli her işletme için doğru cevap değildir. Karar, ürün yelpazenizin genel karakterine bağlıdır. Bu ayar firma genelinde geçerli olduğu için ürünlerinizin çoğunluğuna uyan seçeneği tercih edin.
| İşletme tipi | Önerilen ayar | Neden? |
|---|---|---|
| Ağırlıklı ithal, sezonluk veya sınırlı stoklu ürün satan toptancı | Sipariş engeli açık | Yeniden temin belirsiz, eksik sevkiyat riski yüksek |
| Sürekli üreten imalatçı veya hızlı tedarik eden dağıtıcı | Siparişe izin | Eksik kısa sürede tamamlanır, satış kaçmaz |
| Siparişe özel üretim yapan firma | Siparişe izin | Stok kavramı üretim planına bağlıdır |
| Sık kampanya yapan toptancı | Sipariş engeli açık | Kampanyada talep birden yükselir, fazla satış riski vardır |
Siparişe izin verdiğiniz durumlarda, stoğu sık biten ürünlerin açıklamasına tahmini tedarik süresini yazmak beklentiyi doğru yönetir. Karma bir yapınız varsa engeli açık tutup sürekli üretilen ürünlerde stok rakamını yüksek tutmak da pratik bir çözümdür.
Stok bilgisini güncel tutmanın yolları
1. Tek kaynak belirleyin
Stokun asıl kaynağı neresi? Muhasebe programınız mı, depo Excel'i mi, katalog paneli mi? Hangisi olursa olsun diğerleri ondan beslenmeli. İki yerde ayrı ayrı stok düşmek, er geç farklı rakamlar demektir.
2. Toplu güncelleme alışkanlığı edinin
Depo sayımı veya mal kabulü sonrası stokları tek tek girmek yerine toplu güncelleyin. 360Katalog'da stok bilgisini Excel ile toplu yükleyebilir ya da Toplu Fiyatlar ekranında fiyatla birlikte tablo üzerinde düzenleyebilirsiniz. En güvenli yol, mevcut ürünleri Excel'e aktarıp aynı dosyada stok sütununu güncelleyerek geri yüklemektir.
3. Siparişleri stoktan anında düşün
Telefonla veya WhatsApp mesajıyla alınan siparişler akşamı bekler. Katalogdan gelen sipariş ise geldiği anda stoktan düşer. Ne kadar çok sipariş katalog üzerinden gelirse stok rakamı o kadar güvenilir olur.
4. Düzenlemeleri stoğa yansıtın
Siparişe eklenen veya çıkarılan kalem stoğu da değiştirmelidir. 360Katalog'da sipariş düzenlendiğinde stok otomatik güncellenir. Ayrıntılar için bayi siparişi düzenleme yazımıza göz atabilirsiniz.
5. Düzenli sayım yapın
Hiçbir sistem fiziksel sayımın yerini tutmaz. Hızlı dönen ürünlerde haftalık, diğerlerinde aylık sayım planlayın ve farkları kaydedin. Sürekli fark çıkan ürünler genellikle süreçte bir sorun olduğunu gösterir.
Raporlardan stok sinyali okumak
Stok yönetimi sadece “kaç tane kaldı” sorusu değildir; “ne kadar stok tutmalıyım” sorusu da önemlidir. Bunun için satış verisine bakmak gerekir:
- En çok sipariş edilen ürünler: Bunlarda stok bitmesi en pahalı hatadır; güvenlik stoğunu yüksek tutun.
- Sepete eklenen ama sipariş edilmeyen ürünler: Stok veya fiyat engeli olup olmadığını inceleyin.
- Aranıp bulunamayan ürünler: Bayilerin aradığı ama katalogda olmayan ürünler yeni stok kalemleri için fikir verir.
360Katalog raporlarında en çok görüntülenen, sepete eklenen ve sipariş edilen ürünler ile aranıp bulunamayan ürünler listesi yer alır.
Kampanya dönemlerinde stok
Kampanya, stok hatalarının en sık yaşandığı dönemdir. İndirim duyurusundan sonra talep birden artar ve stok saatler içinde erir. Kampanya öncesinde ilgili ürünlerin stoklarını sayın, tükenen ürüne sipariş engelini açık tutun. Günün fırsatı kampanyalarında sipariş başına adet sınırı koymak, stoğun birkaç bayide toplanmasını önler. Kampanya kurgusu için bayilere kampanya duyurma rehberimize bakabilirsiniz.
Sektöre göre stok yaklaşımı
Stok takibinin zorluğu sektöre göre değişir. Tekstilde aynı modelin her renk ve bedeni ayrı bir stok kalemidir; gıdada hızlı devir ve son kullanma tarihi öne çıkar; yedek parçada ise binlerce kod arasında doğru parçanın stokta olup olmadığı belirleyicidir. Ürünlerinizi ayrı stok kodlarıyla tanımlamak, hangi sektörde olursanız olun doğru takibin ön koşuludur.
Sık sorulan sorular
Stok rakamını bayiye göstermeli miyim?
Bu bir tercih meselesidir. Bazı toptancılar kesin adedi göstermek istemez, çünkü rakipler veya bayiler stok seviyesinden çıkarım yapabilir. Önemli olan, bayinin stokta olmayan ürünü sipariş edememesidir; tam adet göstermeseniz bile tükenmiş ürünün sepete eklenememesi asıl sorunu çözer.
Sipariş iptal edilirse stok geri gelir mi?
İptal ve düzenlemelerde stok hareketinin doğru yansıması gerekir. Siparişten bir kalemi çıkardığınızda ya da adedi azalttığınızda stok güncellenir. İptal süreçlerinde stok rakamını bir kez kontrol etmek iyi bir alışkanlıktır.
Muhasebe programımdaki stokla nasıl uyumlu tutarım?
Hangi sistemin ana kaynak olduğuna karar verin ve diğerini düzenli aralıklarla ondan güncelleyin. En yaygın yöntem, muhasebe programından stok listesini Excel'e alıp katalog tarafına toplu yüklemektir. BizimHesap kullananlar için BizimHesap'a sipariş aktarımı yazımız fikir verebilir.
Stok takibi kontrol listesi
- Stokun tek kaynağı belirlendi mi?
- Tükenen ürüne sipariş ayarı ürün tipine göre düşünüldü mü?
- Mal kabul ve sayım sonrası stok toplu güncelleniyor mu?
- Sipariş düzenlemeleri stoğa yansıyor mu?
- En çok sipariş edilen ürünlerde güvenlik stoğu var mı?
- Kampanya öncesi stok kontrolü yapılıyor mu?
Stok ve ürün yükleme adımları için Excel ile ürün yükleme rehberine bakabilirsiniz. Özellikle elektronik ve otomotiv yedek parça gibi kod bazlı çalışan sektörlerde stok görünürlüğü sipariş kalitesini doğrudan etkiler. Paketleri fiyatlandırma sayfasında karşılaştırabilirsiniz.
