B2B Sipariş Sistemi Seçerken Sorulacak 12 Soru

B2B sipariş sistemi seçmek, bir kez karar verip yıllarca birlikte yaşayacağınız bir iştir. Bayileriniz bu sisteme alışacak, ekibiniz günlük işlerini onun üzerinden yürütecek, ürün ve fiyat verileriniz onda duracak. Yanlış seçim, birkaç ay sonra yeniden taşınma zahmeti demek.

Bu yazı bir tanıtım değil, bir kontrol listesi. B2B sipariş sistemi seçimi yaparken demo sırasında ya da satış görüşmesinde sorabileceğiniz 12 soruyu, her sorunun neden önemli olduğuyla birlikte sıraladık. Sistemin temel mantığını merak ediyorsanız önce B2B sipariş sistemi nedir yazısını okuyabilirsiniz.

A. Ürün ve fiyat

1. Ürünleri toplu olarak nasıl yüklüyorum ve güncelliyorum?

Yüzlerce ürünü tek tek girmek kimsenin işi değil. Excel veya CSV dosyasıyla toplu yükleme olmalı; daha önemlisi, fiyat değiştiğinde aynı dosyayı yeniden yükleyerek güncelleyebilmelisiniz. Demoda kendi dosyanızla denemek isteyin.

360Katalog'da: Excel/CSV yüklemede sütunlar otomatik eşleşir, elle düzeltilebilir; fiyat değişince dosyayı yeniden yüklemek yeterli.

2. Kaç farklı fiyat listesi tanımlayabilirim?

Bayi, toptan, perakende, özel anlaşmalı müşteri... Her müşteri grubunun yalnızca kendi fiyatını görmesi B2B'nin temelidir. Paket bazında fiyat listesi sınırı olup olmadığını da sorun.

3. Fiyatları gizleyip ürünleri gösterebiliyor muyum?

Ürünlerin herkese açık, fiyatların yalnızca bayiye açık olması hem yeni müşteri kazanmak hem de fiyat gizliliği için önemlidir. Bayiye özel şifre, grup şifresi ve fiyatsız görünüm seçeneklerini sorun.

4. Dövizli ürünlerle nasıl çalışıyor?

USD veya EUR fiyatlı ürünleriniz varsa: Kur otomatik mi güncelleniyor, sabit kur girebiliyor musunuz, bayi TL karşılığını görüyor mu, sipariş hangi para biriminde kaydediliyor?

B. Sipariş akışı

5. Sipariş geldiğinde ne oluyor?

Siparişin panele düşmesi yetmez; ekibin anında haberdar olması gerekir. Bildirim nereye gidiyor (WhatsApp, panel, e-posta)? Sipariş özeti okunaklı mı?

360Katalog'da: Sipariş panele düşer, sipariş özeti ve PDF fiş WhatsApp'a gönderilir.

6. Sipariş durumlarını takip edebiliyor muyum, bayi de görebiliyor mu?

"Siparişim ne oldu?" telefonları, durum takibi olmayan sistemlerin en büyük gizli maliyetidir. Durumları (beklemede, hazırlanıyor, kargoda vb.), kargo takip kodu girişini ve bayinin kendi sipariş geçmişini görüp göremediğini sorun. Gelen siparişi firma olarak düzenleyebilmek (ürün veya adet değiştirmek) de pratikte çok gerekir.

7. Fiyat hesaplaması nerede yapılıyor?

Teknik görünen ama kritik bir soru. Fiyat ve iskonto hesaplaması sunucuda yapılmalı; bayinin tarayıcıda fiyatı değiştirip sipariş göndermesi mümkün olmamalı.

C. Finans ve kurallar

8. Cari hesap ve risk limiti var mı?

Vadeli çalışıyorsanız siparişlerin cari hesaba borç yazması, tahsilat girişi, ekstre ve risk limiti önemlidir. Limit aşıldığında ne oluyor? Sipariş otomatik engelleniyor mu, onaya mı düşüyor?

360Katalog'da: Limit aşılırsa sipariş finans onayına düşer.

9. Stok, teslimat bölgesi ve minimum sipariş kuralları tanımlanabiliyor mu?

Tükenen ürüne sipariş engeli, il/ilçe bazında minimum sipariş tutarı ve teslimat ücreti gibi kurallar, sipariş geldikten sonra bayiyle yapılan pazarlıkları azaltır.

D. Güvenlik, entegrasyon ve büyüme

10. Bayi girişleri nasıl korunuyor?

Şifre denemelerine sınır, giriş kayıtları ve panelde hareketsizlikte otomatik çıkış gibi temel güvenlik önlemlerini sorun. Fiyat listeniz ticari sırrınızdır.

11. Muhasebe programımla entegrasyon var mı?

Siparişleri muhasebeye elle aktarmak hem zaman alır hem hata doğurur. Kullandığınız programla doğrudan entegrasyon var mı, yoksa Excel dışa aktarımla mı çalışılacak? Hangi verinin hangi yönde aktığını (sipariş, ürün, stok) netleştirin.

360Katalog'da: BizimHesap entegrasyonu ile sipariş gönderme ve ürün senkronu yapılır; siparişler PDF ve Excel olarak da dışa aktarılabilir.

12. Ücretlendirme nasıl, gizli maliyet var mı?

Sabit abonelik mi, sipariş başına komisyon mu? Deneme süresi var mı, kart bilgisi isteniyor mu? Paketler arasında hangi sınırlar değişiyor (ürün sayısı, fiyat listesi sayısı, kullanıcı sayısı)? Fiyatlar KDV dahil mi hariç mi? Sipariş hacminiz arttıkça maliyetin nasıl değişeceğini önceden hesaplayın.

Soruları puanlamak için tablo

Birden fazla sistemi değerlendiriyorsanız her soruya 0 (yok), 1 (kısmen), 2 (tam) puan verin. Sizin için kritik olan sorulara çarpan uygulayın.

Demoda mutlaka yapın

• Kendi Excel dosyanızdan birkaç yüz ürün yükleyin.
• İki farklı fiyat listesi tanımlayın ve iki test bayisiyle giriş yapın; her birinin kendi fiyatını gördüğünü doğrulayın.
• Telefondan sipariş verin; bildirimin size ne kadar sürede ve nasıl ulaştığını görün.
• Siparişi düzenleyin, durumunu değiştirin, bayi tarafında bu değişikliği kontrol edin.
• Bir fiyat değişikliğini dosya üzerinden yapıp yeniden yükleyin.

Satıcıya sorulması gereken ek sorular

• Verilerimi istediğim zaman dışa aktarabilir miyim?
• Destek hangi kanaldan ve hangi saatlerde veriliyor?
• Kurulum ve ürün yüklemede yardım alabiliyor muyum?
• Sistemde hangi özellik gerçekten var, hangisi "yol haritasında"? Yalnızca bugün çalışan özelliklere göre karar verin.

Karar verirken dikkat edilecek tuzaklar

• Özellik listesine göre seçmek: Uzun bir özellik listesi, sizin kullanacağınız birkaç özelliğin iyi çalıştığını göstermez. Kendi günlük işinizi demoda canlandırın.
• Sadece fiyata bakmak: Kurulum, veri hazırlama, eğitim ve bayilerin alışma süresi de maliyettir. Yanlış sistemden taşınmanın maliyeti ise hepsinden yüksektir.
• Bayileri sürece katmamak: Sistemi bayiler kullanacak. Kararı vermeden önce birkaç bayinize test hesabı açıp fikrini sorun.
• Mobil deneyimi atlamak: Bayilerin önemli bir kısmı siparişi telefondan verir. Demoyu masaüstünde değil, telefonda yapın.

Sektörünüze özgü ihtiyaçları değerlendirmek için gıda, tekstil ve otomotiv yedek parça sayfalarına göz atabilirsiniz.

Pratik ipucu: Demoya girmeden önce son bir ayda en çok zaman aldığınız üç sipariş sorununu yazın (ör. yanlış fiyatla gelen sipariş, durum soran telefonlar, mesajlardan sipariş derleme). Demoda bu üç sorunun yeni sistemde nasıl çözüleceğini somut olarak görmek isteyin. Genel bir sunum yerine kendi sorunlarınızın cevabını alırsınız ve sistemleri aynı ölçüyle karşılaştırırsınız.

Sonuç

Doğru B2B sipariş sistemi, en çok özelliğe sahip olan değil, sizin günlük işinizi en az sürtünmeyle yürüten sistemdir. Bu 12 soruyu her aday sisteme aynı şekilde sorun ve cevapları kendi verinizle test edin. 360Katalog'un bu sorulara verdiği cevapları özellikler sayfasında, paket farklarını fiyatlandırma sayfasında görebilir, kendi dosyanızla 14 gün boyunca deneyebilirsiniz; kredi kartı gerekmez, sipariş başına komisyon alınmaz.