Bayram tatili, yılbaşı, yıllık izin ya da depo sayımı... Toptancının kapalı olduğu her dönem, bayi tarafında "sipariş verdim ama gelmedi" şikâyetine dönüşebilir. Bayiler tatilden önce stok yapmak ister, tatil sırasında da sipariş vermeye devam eder. Bu yazıda tatil dönemini bayiyi mağdur etmeden ve dönüşte sipariş yığınıyla boğulmadan nasıl yöneteceğinizi anlatıyoruz.
Tatilden önce: Bayiye erken haber verin
Kapalı olacağınız tarihleri en az bir iki hafta önceden duyurun. Duyuruda şunlar net olsun:
- Son sipariş tarihi ve saati
- Son sevkiyat günü
- Kapalı olunan tarihler ve ilk çalışma günü
- Tatil sırasında acil durumda ulaşılacak kanal (ör. WhatsApp hattı)
Duyuruyu tek kanaldan yapmayın. WhatsApp mesajının yanında katalog girişinde görünen bir banner ve bildirim izni vermiş bayilere telefon bildirimi göndermek, mesajın görülme ihtimalini artırır. 360Katalog'da bildirimi tüm bayilere, belirli bir fiyat listesine ya da tek bir bayiye gönderebilirsiniz.
Tatil öncesi sipariş yoğunluğuna hazırlanın
Özellikle gıda, temizlik ve sarf malzemesi satan toptancılarda bayram öncesi bayiler normalden fazla sipariş verir. Bu yoğunluğa hazırlık:
- Stok: Geçen bayram dönemindeki sipariş geçmişine bakarak çok satan ürünlerin stoğunu artırın. Raporlar ekranındaki "en çok sipariş edilen ürünler" listesi başlangıç noktası olabilir.
- Stok doğruluğu: Katalogdaki stoklar gerçeği yansıtmıyorsa yoğunlukta olmayan ürüne sipariş alırsınız. Ürün beslemesi (XML veya Google Sheets) kullanıyorsanız güncelleme aralığını kontrol edin.
- Sevkiyat: Son günlere yığılmayı önlemek için bayileri erken sipariş vermeye teşvik edin; örneğin belirli tarihe kadar verilen siparişlere ücretsiz teslimat.
Tatil sırasında: Siparişi durdurmak mı, almaya devam etmek mi?
İki yaklaşım vardır:
- Sipariş almaya devam etmek: Bayi siparişini verir, siz dönüşte sırayla işlersiniz. Avantajı siparişin kaybolmamasıdır; dezavantajı, bayinin siparişin hemen geleceğini sanması ve dönüşte biriken siparişlerin stokla çakışmasıdır.
- Sipariş alımını durdurmak: Katalog açık kalır, bayi ürünleri ve fiyatları görebilir ama sipariş veremez. Beklentiyi netleştirir, dönüşte temiz bir başlangıç sağlar.
Kısa tatillerde ve stoğu güvenilir olan firmalarda sipariş almaya devam etmek mantıklı olabilir. Uzun tatillerde, depo sayımında veya fiyat güncellemesi bekleyen dönemlerde siparişi durdurmak genelde daha az sorun çıkarır.
360Katalog'da tatil modu
Sipariş alımını durdurmak için Ayarlar > Sipariş & Teslimat sekmesindeki Tatil Modu'nu açarsınız:
- Tatil modunu açın.
- Bayilerin göreceği mesajı yazın; ör. "Bayram nedeniyle 12-16 arası kapalıyız, siparişleriniz 17'sinde işleme alınacaktır."
- Bitiş tarihini seçin ve kaydedin.
Tatil modundayken katalogda bu mesajı içeren bir bilgi bandı görünür; bayi kataloğu gezebilir ama sipariş veremez. Bitiş tarihi geçtiğinde tatil modu kendiliğinden kapalı sayılır, yani dönüş sabahı panele girip kapatmayı unutsanız bile sipariş alımı yeniden başlar.
Tatil sırasında gelen talepler
Sipariş durdurulsa bile bazı bayiler acil ihtiyaçla yazacaktır. Bunun için tatil mesajına bir WhatsApp hattı ekleyin ve kimin bakacağını önceden belirleyin. Gerçekten acil bir sipariş varsa ve sevk edebilecekseniz, bayiye teklif hazırlayıp linkini gönderebilirsiniz; bayi onayladığında sipariş kaydı oluşur.
Tatil dönüşü: Birikeni düzenli eritin
- Sipariş almaya devam ettiyseniz siparişleri geliş sırasına göre işleyin ve stokla karşılaştırın; eksik kalan kalemleri bayiye bildirip siparişi düzenleyin.
- Tatilde fiyat değişikliği olduysa (ör. kur veya üretici zammı), fiyatları sipariş alımı açılmadan önce güncelleyin (bkz. zam döneminde fiyat güncelleme).
- Bayilere "yeniden sipariş alıyoruz" bildirimi gönderin.
- Siparişlerin durumunu ve kargo bilgisini güncel tutun; bayi "Geçmiş Siparişlerim" ekranından takip edebildiğinde aramalar azalır.
Bayram öncesi kontrol listesi
- Kapalı tarihler ve son sipariş/sevkiyat günü belli mi?
- Duyuru WhatsApp, katalog banner'ı ve bildirimle yapıldı mı?
- Çok satan ürünlerde stok yeterli mi, katalogdaki stoklar doğru mu?
- Tatil modu mesajı ve bitiş tarihi hazır mı?
- Acil durum hattı ve sorumlusu belli mi?
- Dönüşte fiyat güncellemesi gerekecek mi?
Ekip ve sevkiyat planı
Tatil yalnız bayiyi değil kendi ekibinizi de etkiler. Tatilden önceki son günlerde depo, sevkiyat ve muhasebe aynı anda yoğunlaşır. Birkaç basit hazırlık:
- Son sipariş saatini depo ekibinin o gün hazırlayabileceği iş yüküne göre belirleyin; "son gün 12:00'ye kadar gelen siparişler aynı gün çıkar" gibi net bir kural koyun.
- Kargo firmasının tatil takvimini öğrenin; sizin açık olduğunuz bir günde kargo dağıtım yapmıyor olabilir.
- Kendi aracınızla dağıtım yapıyorsanız tatil öncesi rotaları bölgelere göre gruplayın; teslimat bölgeleri bu gruplamayı kolaylaştırır.
- Tatil öncesi son günlerde verilen siparişlerin durumunu ve kargo bilgisini mutlaka güncelleyin; bayi tatilde sizi arayamayacağı için bilgiyi katalogdan görmelidir.
Sık yapılan hatalar
- Duyuruyu son güne bırakmak: Bayi stok yapmak için zaman bulamaz, son gün sipariş yığılır ve sevkiyat yetişmez.
- Tatil modunu bitiş tarihsiz açmak: Dönüşte kapatmayı unutursanız bayi gün boyu sipariş veremez. Bitiş tarihini mutlaka girin.
- Mesajda ilk çalışma gününü yazmamak: "Bayram nedeniyle kapalıyız" mesajı, bayinin aklındaki asıl soruyu ("ne zaman gelir?") cevaplamaz.
- Stokları güncellemeden tatile girmek: Dönüşte sayımla stok farkı çıkarsa, tatilde verilen siparişlerin bir kısmı karşılanamaz.
- Dönüşte fiyatları kontrol etmemek: Tatil sırasında gelen zam veya kur değişikliği fiyatlara işlenmeden sipariş alımı açılırsa eski fiyattan sipariş toplanır.
Örnek tatil mesajları
- "Kurban Bayramı nedeniyle 12-16 tarihleri arasında sevkiyat yapılmayacaktır. Bu sürede verilen siparişler 17'sinde sırayla hazırlanacaktır." (sipariş almaya devam ediyorsanız; duyuru banner'ı ve WhatsApp ile)
- "Yıl sonu sayımı nedeniyle 31 Aralık - 2 Ocak arası sipariş alınmamaktadır. 3 Ocak'tan itibaren siparişlerinizi bekliyoruz." (tatil modu mesajı olarak)
Sık sorulan sorular
Tatil modunda bayiler kataloğu görebilir mi?
Evet. Katalog gezilebilir, ürünler ve fiyatlar görünür; yalnız sipariş alımı durur ve katalogda tatil mesajı gösterilir.
Tatil modunu dönüşte elle kapatmam gerekir mi?
Bitiş tarihi girdiyseniz gerekmez. O tarih geçtikten sonra tatil modu kapalı sayılır ve sipariş alımı kendiliğinden açılır.
Sadece bazı bölgelere sevkiyatı durdurabilir miyim?
Tatil modu firma geneli çalışır. Belirli bölgeler için farklı koşul gerekiyorsa teslimat bölgelerinin minimum sipariş ve ücret ayarlarını geçici olarak değiştirebilir, durumu bölgedeki bayilere bildirimle duyurabilirsiniz.
Tatil mesajı ne kadar uzun olabilir?
Mesaj en fazla 500 karakter olabilir; tarihleri ve ilk çalışma gününü yazmaya yeter.
Tatil modunda bayilere bildirim gönderebilir miyim?
Evet. Bildirim gönderme tatil modundan bağımsızdır; tatil başlarken ve dönüşte bayilere telefon bildirimi gönderebilirsiniz.
Tatilden önce verilen ama sevk edilemeyen siparişler ne olur?
Sipariş kayıtlı kalır. Dönüşte durumunu "hazırlanıyor" yapıp sevk edebilir, gerekiyorsa kalemleri düzenleyip bayiye bildirebilirsiniz.
Sonuç
Tatil dönemi sorunları genelde iletişim eksikliğinden çıkar. Erken duyuru, doğru stok ve net bir "sipariş alıyor muyuz?" kararı bayramı hem sizin hem bayilerinizin için sakin geçirir.
